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Compliance

El método principal para reducir los riesgos relacionados con la FCPA es la implementación de un programa de compliance (compliance) anticorrupción, por ejemplo, un sistema corporativo de controles internos, prohibiciones y procedimientos diseñado para garantizar que la compañía cumpla con las leyes anticorrupción. Tales programas son diseñados para prevenir, detectar y enfrentar cualquier desviación o incumplimiento que pueda ocurrir.

Es esencial tener un programa sólido de compliance anticorrupción para abordar los riesgos de compliance en una compañía. Una inversión modesta en un programa efectivo principal puede prevenir o mitigar problemas costosos y agobiantes secundarios.

Perspectivas de Dar Compliance

El DOJ considera el programa de compliance de una compañía al momento de decidir si realiza una investigación, presenta cargos, o negocia un convenio de liquidación con un objetivo corporativo. Estas decisiones se toman de acuerdo con los Principios de Acciones Federales contra Organizaciones de Negocios, que establecen que al tomar tales decisiones el DOJ considerará, entre otras cosas:

  1. “la existencia y efectividad del programa de compliance preexistente de la compañía”; y
  2. “las medidas correctivas de la compañía, incluyendo cualquier intento por implementar un programa corporativo de compliance o por mejorar uno existente, por reemplazar a la gerencia encargada, por disciplinar o acabar con los infractores, por pagar indemnizaciones, y por cooperar con las agencias gubernamentales correspondientes.”

Además, de acuerdo con la política estadounidense de sentencias para organizaciones condenadas penalmente, los tribunales de los Estados Unidos también consideran la existencia de un programa efectivo de compliance y les dan crédito a las compañías que han implementado tales programas.

Igual que el DOJ, la SEC considera la existencia de programas de compliance al momento de decidir si abre una investigación o presenta cargos, y al determinar la magnitud de las sanciones.

Las recientes acciones para dar compliance resaltan la importancia de los programas de compliance. Dichos programas han permitido que las compañías disminuyan sustancialmente las sanciones de entes corporativos o incluso evitarlas por completo, especialmente cuando están en juego otros factores como la cooperación. Por ejemplo, FCPAméricas discute la evasión de sanciones de Morgan Stanley aquí.

Los programas efectivos de compliance deben ser adaptados a la dimensión, naturaleza y particularidades de los negocios de la compañía, así como a los riesgos locales y requerimientos legales correspondientes a sus operaciones. Deben ser dinámicos y evolucionar a medida que cambian los negocios y los mercados. Los funcionarios encargados de dar compliance hacen constante énfasis en que no hay un modelo “único” para los programas de compliance y que los programas de “selección de clasificación” no son adecuados.

Elementos de un Programa Efectivo de Compliance

Para implementar un programa efectivo de compliance, las compañías deberían, como mínimo, incluir lo siguiente:

  1. Liderazgo: Un programa efectivo de compliance debe tener sustancia real y compromiso “de arriba hacia abajo” desde la gerencia sénior. Los ejecutivos séniores de la compañía deberían supervisar el cargo de compliance y se les deberían proporcionar suficientes recursos para ello. Deberían tener acceso directo a la junta directiva de la compañía, o su equivalente, para asuntos de compliance.
  2. Evaluación de riesgo: Los programas de compliance deben fundamentarse en una evaluación inicial de riesgos que considere los riesgos específicos a los cuales se enfrenta la compañía en sus operaciones. Tales evaluaciones deberían considerar, entre otras cosas, los riesgos geográficos y del sector, y los riesgos que se deriven de los clientes y los procesos de ventas de la compañía. Las compañías deberían re-evaluar con regularidad sus programas para garantizar su efectividad e identificar las áreas que podrían requerir ser mejoradas (FCPAméricas discute los riesgos generales de América Latina aquí, aquí, y aquí, y los riesgos específicos en Brasil aquí, en México aquí, y en Colombia aquí).
  3. Código escrito de conducta y políticas de compliance: Los códigos, políticas y procedimientos deben ser claros, concisos y accesibles para todos los empleados y para quienes conduzcan negocios en representación de la compañía. Dependiendo de los riesgos que enfrenta la compañía, esas políticas y procedimientos podrían cubrir un amplio espectro de áreas, por ejemplo, prohibición de soborno; uso de asesores, agentes y representantes (FCPAméricas discute los riesgos de terceros aquí); la debida diligencia de las fusiones y adquisiciones (se discute aquí); regalos, hospitalidad, entretenimiento y gastos (se discute aquí); viajes; contribuciones políticas, donaciones de caridad y patrocinios.
  4. Comunicación y capacitación: La compañía debería tomar acciones para comunicar periódicamente sus políticas y procedimientos a los empleados y, cuando sea necesario, a terceros. Deben recibir capacitación (se describe aquí). Tales capacitaciones deberán documentarse, repetirse periódicamente, y tener un programa integral diseñado para transmitir las lecciones de compliance y los conocimientos adecuados, proporcionando ejemplos de casos prácticos y alertas rojas comunes.
  5. Reportes anónimos: Las compañías incorporan a sus programas de compliance un mecanismo a través de cual los empleados y otros puedan reportar conductas o violaciones sospechadas o reales a las políticas internas de la compañía o leyes antisoborno, de manera confidencial y sin miedo alguno a ser objeto de represalias (FCPAméricas ha discutido estrategias para promover los reportes aquí).
  6. Incentivos y disciplina: Las compañías deberán responder rápidamente a los alegatos de violaciones a las leyes antisoborno y las políticas internas de la compañía. Las compañías deben investigar los hechos y disciplinar a los empleados involucrados en los delitos, independientemente de su cargo (FCPAméricas discute las investigaciones de alegatos de delitos aquí, aquí, y aquí). Al mismo tiempo, las compañías deberían incentivar a los empleados a trabajar de conformidad con los programas de compliance.
  7. Controles internos: Los programas de compliance deberían incluir controles internos diseñados razonablemente para garantizar que se lleven adecuadamente los libros y registros, así como para garantizar que los fondos de la compañía no sean utilizados para sobornos u otros fines ilegales. Los tipos de políticas y procedimientos que deban implementarse dependerán de la dimensión, naturaleza y particularidades de los negocios y su ubicación geográfica.
  8. Monitoreo: Las compañías deben evaluar con regularidad sus programas de compliance para identificar las áreas que requieran de modificaciones o fortalecimiento. El monitoreo ayuda a las compañías a determinar hacia dónde dirigir sus labores de compliance. (FCPAméricas ha discutido el monitoreo aquí.)

La información del blog FCPAméricas tiene por objetivo el debate público con fines educativos únicamente. Su intención no es suministrar asesoramiento legal a los lectores y no crea un vínculo abogado-cliente. No se desea describir ni transmitir la calidad de los servicios legales. FCPAméricas anima a sus lectores a solicitar asesoramiento legal calificado con respecto a leyes anticorrupción o cualquier otro asunto legal. FCPAméricas da permiso para enlazar, publicar, distribuir o hacer referencia a este artículo con fines legítimos, siempre que se indique su autor y su relación con FCPAméricas LLC.

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