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Boas práticas para a elaboração de Códigos de Conduta


CodeofConduct [1]A versão original desse blog post foi escrita em inglês. A tradução não foi realizada pelo autor.

Muitas vezes, um Código de Conduta é o primeiro passo que as empresas dão ao implementarem um programa de compliance anticorrupção. O Resource Guide to the FCPA [2] menciona o Código como um documento-chave – “um código de conduta de uma empresa muitas vezes é o alicerce sobre o qual um programa de compliance eficaz é construído.” Existem algumas práticas que as empresas devem considerar ao estabelecerem ou atualizarem seus códigos de conduta. Este post destaca sete.

Identifique áreas a serem abordadas. Ao estabelecer um código de conduta, um dos primeiros passos é identificar quais as áreas que serão abordadas no documento. Além de antissuborno, pode haver outras áreas importantes que irão variar de empresa para empresa. Para uma empresa de mineração, por exemplo, os aspectos ambientais relacionados podem ser chave. Os profissionais envolvidos na elaboração do código devem conversar com diferentes áreas da empresa para identificar os principais aspectos das operações e lidar com os riscos associados no código. É importante notar que os aspectos relevantes podem mudar ao longo do tempo, e o código deve ser atualizado de acordo com isso. Por exemplo, a empresa pode expandir-se para novas linhas de negócios, ou a legislação aplicável pode ser alterada.

Torne-o conciso. As empresas devem considerar os códigos de conduta baseados em princípios, em vez de conter instruções extremamente detalhadas. Por exemplo, eles podem prever que a empresa só deve ter relações com terceiros com reputação e qualificação, em vez de especificar que a empresa deve executar verificações de antecedentes (incluindo etapas detalhadas) e incluir cláusulas de anticorrupção em contratos escritos. Na medida do possível, as instruções detalhadas devem ser deixadas para políticas específicas, que devem ser referidas no código. Na verdade, em termos práticos, um código de conduta longo é menos provável de ser lido na íntegra (e com atenção) pelos funcionários. Assim, as empresas devem mantê-lo conciso. Usar princípios ajuda a manter o documento breve e focado em áreas-chave. Isso também evita a necessidade de alterar o código a cada vez que uma política ou procedimento interno é alterado.

Torne-o claro. Além de preparar o código de conduta na língua local, as empresas devem usar linguagem simples. “Juridiquês” ou outros termos técnicos devem ser evitados. Isso ocorre porque o documento será distribuído em toda a empresa para os funcionários com diferentes formações e níveis de ensino, desde a alta administração até o setor de suprimentos.

Torne-o acessível. Ter um código de conduta que é desconhecido para os funcionários é o mesmo que não ter um código. Portanto, as empresas devem torná-lo acessível a todos os funcionários. Outra boa prática é a de torná-lo disponível para todos os terceiros que realizam negócios em nome da empresa.

Boa edição faz a diferença. Uma boa edição melhora o formato do código de conduta, permitindo que seções relevantes possam ser facilmente encontradas e tornando o documento mais fácil de ler. Em certos casos, os materiais visuais (por exemplo, imagens) tornam o código mais amigável e ajudam a transmitir os conceitos para o leitor.

Inclua uma mensagem da alta administração. As empresas devem incluir uma mensagem da alta administração de comprometimento com o código, enfatizando a os funcionários e terceiros a importância de compreendê-lo e cumpri-lo. Conforme descrito aqui [3], esta é uma das maneiras pelas quais a alta administração pode mostrar seu compromisso de compliance anticorrupção.

Perguntas. Ao lançar um código de conduta, é uma boa prática fornecer treinamento sobre o assunto aos funcionários (e terceiros agindo no interesse da empresa). Perguntas sobre o código e dúvidas sobre situações específicas também podem surgir depois. Diante disso, as empresas devem designar certas funções ou departamentos no código para ajudar e resolver tais casos, quando eles surgirem.

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