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Como Posso Controlar Meus Terceiros?
2.26.2014
A versão original desse blog post foi escrita em Inglês. A tradução foi realizada por Merrill Brink International.
A compliance anticorrupção é um tema cada vez mais importante na América Latina, e as empresas da região estão começando a fazer a pergunta – como posso controlar meus terceiros? Às vezes, para os profissionais da FCPA, é bom voltar ao básico.
De acordo com a FCPA, a responsabilidade pode ser estabelecida quando as empresas ou seus funcionários fazem pagamentos indiretamente a autoridades estrangeiras por meio de agentes, consultores, distribuidores, advogados, contadores, despachantes aduaneiros, ou qualquer outro intermediário. A responsabilidade surge quando a empresa ou indivíduo sabe que o terceiro irá fazer o pagamento, autoriza o terceiro a fazê-lo, conscientemente ignora red flags ou sinais de alerta sugerindo a possibilidade de pagamentos corruptos, ou (para empresas de capital aberto nos Estados Unidos) não aciona controles destinados a evitar propinas de terceiros.
A FCPAméricas já discutiu a due diligence de terceiros no passado, tais como a forma de gerir a resistência à due diligence na América Latina (aqui), disposições importantes para contratos com terceiros da América Latina (aqui), e como transferir a responsabilidade de due diligence de terceiros para unidades de negócios (aqui).
Aqui está uma visão geral dos passos que as empresas podem tomar ao desenvolver a due diligence e monitorar estratégias para terceiros:
• Atribua um patrocinador comercial encarregado de supervisionar a due diligence e acompanhar o terceiro que é responsável pelo relacionamento e reconhece a natureza dos riscos da FCPA.
• Examine e documente a justificativa comercial para o uso de cada um desses terceiros.
• Peça referências de clientes e parceiros de negócios do terceiro partido.
• Exija que o terceiro preencha um questionário para obter informações sobre sua situação de propriedade efetiva, licença e registro, histórico de negócios, histórico de atividade criminal ou de outra atividade ilegal, perfil profissional, qualificações, compliance interna ou programa de ética e saúde financeira.
• Obtenha documentação do terceiro, tal como documentos bancários relevantes, informações de base sobre o emprego de pessoal de terceiros relevante, documentos de incorporação, licenças e alvarás.
• Realize due diligence de integridade sobre a entidade através da realização de pesquisas online e comentários com relação às listas internacionais e locais de terceiros negados.
• Encomende a um provedor profissional uma revisão da due diligence de integridade que possa ser realizada com diferentes graus de profundidade, desde pesquisas online a investigações e verificações de campo.
• Exija que o terceiro complete uma certificação anual sobre compliance anticorrupção.
• Estabeleça e documente a razoabilidade dos honorários do terceiro partido ou estrutura de remuneração com base em taxas de mercado – e, em situações de maior risco, procure acordos de taxa fixa ou honorários à base de hora em hora.
• Estabeleça um plano de trabalho ou uma proposta semelhante, que descreva em detalhes os serviços específicos a terceiros que irá fornecer.
• Obtenha uma cópia das políticas de compliance do terceiro partido, ou exija que o terceiro adote ele próprio um programa de compliance anticorrupção se não tiver um.
• Crie representações contratuais, garantias e procedimentos que possam incluir compromissos de compliance anticorrupção, direitos de auditoria, normas de livros e registros a serem mantidos, a duração da manutenção de registros, proibições de uso de subagentes, cláusulas de rescisão e proibições ou processos de reembolso para certas atividades como a oferta de presentes e hospitalidade.
• Realize uma revisão periódica dos livros e registros de terceiros relacionados com os seus serviços para a sua empresa.
• Exija um aviso prévio para o contato do terceiro com autoridades governamentais.
• Realize treinamento de compliance do pessoal de terceiros relevante.
• Realize entrevistas com o pessoal de terceiros para entender seu perfil de risco e esclarecer quaisquer incertezas factuais pendentes relacionadas com a revisão de due diligence de integridade.
As salvaguardas exatas que uma empresa aplica vão refletir os níveis de risco criados por cada terceiro. Isto requer uma análise de risco. As determinações sobre se a due diligence é suficiente são guiadas por uma série de princípios, como discutido pela FCPAméricas aqui.
Se você tiver outras salvaguardas para adicionar a esta lista, por favor insira-as na seção de comentários deste post ou envie-nos um e-mail.
Aqui está uma seleção de outros posts que podem orientar a due diligence e o programa de monitoramento de seu terceiro:
Lista Geral de Red Flags de Corrupção de Terceiros
Distribuidor da Eli Lilly no Brasil: o Risco Não Óbvio de FCPA
Red Flags de Terceiros e a América Latina
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Post authored by Matteson Ellis, FCPAméricas Founder & Editor
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