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“Empresas-Fantasma”: Detetando Fornecedores-Fantasma
6.17.2014
A versão original desse blog post foi escrita em Inglês. A tradução foi realizada por Merrill Brink International.
Fale com um argentino sobre a corrupção pública e ele provavelmente irá invocar o termo “empresa-fantasma” em algum ponto. Fornecedores-fantasma são uma forma comum de facilitar a corrupção na Argentina, como foi observado nos relatórios apresentados lá. Na verdade, eles são comuns em muitas partes do mundo. As empresas focadas no cumprimento da FCPA devem estar particularmente atentas ao risco.
Como isso funciona? Normalmente, um trabalhador local cria uma consultoria ou contratante fictício. A empresa, então, paga a entidade por algum suposto bem ou serviço. Na realidade, a entidade não oferece nada de valor e o dinheiro é mantido para outros fins, uma vezes para enriquecimento próprio, outras vezes para pagar propinas a autoridades em troca de um benefício comercial.
Ao conduzir investigações ou auditorias internas, estas são formas de detetar empresas-fantasma:
Listas de Fornecedores Aprovados e Pagos. um controle comum que as empresas utilizam para evitar fornecedores-fantasma é uma lista de fornecedores aprovados. Os terceiros adicionados à lista foram aprovados e considerados legítimos e necessários para o negócio da empresa. As empresas muitas vezes permitem exceções para o uso de fornecedores adicionais que não estão na lista quando eles são essenciais e o tempo para adicioná-los é limitado. Devido a isso, as listas de fornecedores aprovados nem sempre evitam riscos completamente.
Ao investigar fornecedores-fantasma, pode-se comparar listas de fornecedores pagos com listas de fornecedores aprovados, identificando, assim, que fornecedores pagos ainda não foram aprovados através do processo normal. Isso vai produzir um universo identificável de potenciais fornecedores-fantasma. É útil prestar muita atenção aos que supostamente oferecem bens e serviços do tipo intangível ou consumível. Os esquemas são mais fáceis de esconder nessas áreas, porque geralmente não necessitam de outros registros da empresa, como a receção de documentos ou inventário.
Verificação de Bens ou Serviços. Para detetar os fornecedores-fantasma, pode-se rever as faturas, cheques a fornecedores, ordens de compra, registros de estoque, documentos de recebimento e outros livros e registros para prova de que os bens ou serviços foram efetivamente recebidos. Ao analisar a documentação apresentada pelo fornecedor, o aspecto visual é importante. Será que as faturas parecem pouco profissionais? A informação de contato está incompleta? Os números de faturas estão em seqüências estranhas? Os montantes são em números redondos? Existe documentação comprobatória? Os cheques cancelados mostram endossos incomuns? Pode-se então verificar as informações constantes na documentação de venda. Confira e veja se as novas máquinas estão realmente lá e em uso. Veja se a janela quebrada no escritório do executivo realmente foi substituída por uma nova. Olhe para relatório de estratégia do consultor para ver se corresponde à descrição na fatura e fale com o empresário sobre como essas estratégias têm sido colocadas em prática.
Red Flags ou Sinais de Alerta Comuns. Procure por características comuns no relacionamento que causa preocupação. Os pagamentos são feitos sem quaisquer faturas? Os endereços incluem apenas números de caixa postal, que são geralmente mais difíceis de verificar? Alguns membros do pessoal da área de contratação já mostraram um interesse especial em usar um fornecedor específico, em vez de escolherem não usar nenhum sequer? Todas as transações com esse fornecedor são gerenciadas por apenas uma pessoa na empresa?
Fantasmas Dão Lugar a Fantasmas. São conhecidos esquemas em que fornecedores-fantasma criam outros fornecedores falsos para que uma empresa possa receber propostas de mais de uma fonte para o mesmo trabalho. Isso faz com que o esquema pareça mais legítimo. E também pode ajudar os participantes a inflacionar os custos.
Histórico dos Fornecedores. Por vezes, os fantasmas podem ser identificados através da análise de padrões históricos em sua utilização. Talvez as compras de uma empresa a esses fornecedores tenham sido inicialmente pequenas e tenham crescido ao longo do tempo? Talvez a empresa compre frequentemente do fornecedor em montantes um pouco abaixo dos que requerem autorização adicional? Talvez uma empresa tenha começado a usar o fornecedor depois de um determinado trabalhador ter sido integrado e parado depois de o trabalhador sair?
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Post authored by Matteson Ellis, FCPAméricas Founder & Editor
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