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Exercendo os Direitos de Auditoria da FCPA: Dicas para os Profissionais
3.13.2014
A versão original desse blog post foi escrita em Inglês. A tradução foi realizada por Merrill Brink International.
As ações de aplicação da FCPA no passado recente, bem como o Guia do FCPA, destacam a importância de incluir os direitos de auditoria em contratos por escrito com contratantes terceiros. Mas apenas incluí-las não é o suficiente. O diretor assistente da Unidade da FCPA de SEC, Tracy Price, declarou publicamente que as agências de aplicação também estão procurando como escolher as empresas para exercer esses direitos. Essa mensagem fornece quatro dicas práticas para exercer os direitos de auditoria.
Pense à frente. As empresas devem estar preparadas para exercer os direitos de auditoria e seguir as etapas para reduzir as dificuldades ao exercê-los antes de realiza-los. Na América Latina, por exemplo, a exigência de cláusulas de auditoria frequentemente é extremamente difícil, consome tempo e dinheiro. Os contratos com terceiros frequentemente mencionam um “direito à auditoria”, mas contém poucas especificações, complicando a capacidade de agir rapidamente ou mesmo para cumprir a cláusula na íntegra. Durante a redação das cláusulas de auditoria, o conselho deve atentar para mencionar expressamente, entre outras coisas, todos os tipos de informação e documentação que precisam ser fornecidas, determinar quem pode definir o escopo da auditoria e selecionar os auditores e estabelecer as obrigações de arquivamento de registro para terceiros. Algumas sugestões para evitar armadilhas durante a redação de direitos de auditoria na América Latina podem ser encontradas aqui. Outras disposições que o conselho deve considerar para os contratantes terceiros controlarem a exposição do FCPA na região podem ser encontradas aqui e aqui.
Definir os terceiros que serão auditados. As empresas frequentemente negociam com vários terceiros. Exercer direitos de auditoria em cada uma seria provavelmente impraticável, se não for impossível. Em vez disso, as empresas devem focar em exercer os direitos de auditoria em terceiros que representam riscos mais altos na perspectiva anticorrupção. Por exemplo, se uma empresa usa 200 distribuidores e agentes de venda para comercializar seus produtos, deveria focar naqueles que vendem para entidades governamentais. Se o número de terceiros a serem auditados ainda for impraticável, a empresa deve ter uma abordagem com base no risco e selecionar uma amostra dos distribuidores e agentes de venda com base no volume de vendas para entidades governamentais, países (ou região de países) nos quais fazem negócios, etc. As empresas devem considerar não apenas os terceiros que vendem para o governo, mas também os terceiros que interagem com as autoridades governamentais em nome da empresa (por exemplo, despachantes, despachantes aduaneiros, etc.). O DOJ e a SEC podem não ver com bons olhos uma situação em que um terceiro preste serviços significativos a longo prazo para uma empresa em uma jurisdição de alto risco nunca ter sido auditada, especialmente se um problema de compliance relacionado a esse terceiro surgir em algum momento. As empresas também devem considerar o exercício dos direitos de auditoria sobre terceiros no caso de alegações (publicamente ou não) de conduta inadequada por terceiros.
Definir o escopo da auditoria. O escopo exato da auditoria variará dependendo do contexto no qual for conduzido. Se realizado no contexto de uma investigação interna, a auditoria provavelmente focará mais nas transações específicas que precisam ser esclarecidas. No contexto de auditorias regulares, as empresas devem considerar a verificação de práticas anticorrupção de terceiros em geral. Isso inclui o exame do histórico de treinamentos anticorrupção, políticas e procedimentos existentes relacionadas à compliance e o histórico de queixas de compliance recebidas na linha direta do alvo. O escopo exato da auditoria dependerá do número de fatores, como a natureza dos serviços fornecidos pelo terceiro e o volume de transações. Se o terceiro vender as entidades governamentais, por exemplo, a empresa pode considerar a verificação da documentação relacionada às propostas.
Documentar a auditoria. Para reduzir os riscos de FCPA, as empresas devem documentar seus esforços de cumprimento. Elas devem ter um registro que mostre suas abordagens com base em risco para selecionar os terceiros para auditoria. Devem documentar as etapas seguidas durante a própria auditoria, seus principais achados e as ações corretivas que foram tomadas, quando aplicável. É uma boa prática arquivar os registros enquanto a relação com o terceiro estiver em andamento e por um período adicional de, pelo menos, cinco anos depois de descontinuado ou encerrado.
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© 2014 FCPAméricas, LLC
Post authored by Carlos Henrique da Silva Ayres, FCPAméricas Contributor
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