[1]A versão original desse blog post foi escrita em inglês. A tradução não foi realizada pelo autor.
Um canal de denúncias é um elemento importante de um programa de compliance. O Guia do FCPA [2] menciona que “um programa de compliance efetivo deve incluir um mecanismo para os funcionários de uma organização ou terceiros denunciarem suspeitas ou más condutas ou violações das políticas da empresa, de forma confidencial e sem medo de retaliação”. Da mesma forma, a Regulamentação brasileira [3] de programas de compliance estabelece que a existência de canais de denúncia disponíveis para funcionários e terceiros é um dos elementos que vão ser levados em consideração quando as autoridades avaliarem o programa de compliance da empresa.
Existem algumas práticas que as empresas devem considerar ao estabelecerem ou aprimorarem seus canais de denúncia. Este post destaca oito.
Definir os tipos de alegações a serem recebidas. Antes de se criar um canal de denúncias, as empresas devem determinar os tipos de questões que serão recebidas, que podem incluir uma ampla gama de questões como assédio, segurança, fraude, suborno e muitos outros que podem ser específicos para uma empresa. Esta definição será muito importante para acompanhar e responder às alegações.
Torná-la disponível 24/7/365. As empresas que têm um canal de denúncias operacional 24 horas por dia geralmente recebem a maioria das queixas fora do horário comercial. Isso parece sugerir que os funcionários e os outros denunciantes estão mais dispostos a usarem os canais de denúncia quando estão longe do trabalho. Tendo em conta isso, as empresas devem considerar ter meios para recebimento de denúncias 24 horas por dia, 7 dias por semana, 365 dias por ano, a fim de que os usuários possam fazer contato sempre que julgarem mais adequado ou se sentirem mais confortáveis.
Manter diferentes canais disponíveis. Ao estabelecer uma canal de denúncias, é importante manter diferentes canais disponíveis. A opção de telefone que não recusa alguns tipos de chamadas (por exemplo, as chamadas de telefones celulares) é geralmente um bom canal para se manter. A fim de ser mais eficaz, a opção de telefone não deve ser uma caixa de correio de voz. Em vez disso, o denunciante deve ser capaz de falar com um atendente. Isso geralmente melhora a qualidade do relatório e acelera a resposta da empresa para a acusação. Deve-se notar, entretanto, que nem todos os usuários se sentem confortáveis usando a opção de telefone. Portanto, também é uma boa ideia ter a web e mecanismos de caixas de correio regulares para esses indivíduos.
Divulgar o canal de denúncias. Ter um canal de denúncias que é desconhecido pelos funcionários e terceiros é o mesmo que não ter um canal de denúncias. Portanto, uma vez que o canal de denúncias estiver funcionando, deve ser comunicado aos funcionários e terceiros. Os seguintes métodos têm sido comumente utilizados pelas empresas para promover o canal de denúncias: envio de e-mails, posters, newsletter, site e treinamento.
Garantir o anonimato. Para serem mais eficazes, canais de denúncia devem garantir o anonimato. Na maioria dos casos, isso dá ao denunciante a garantia de confidencialidade e não-retaliação. Entre outras coisas, garantir o anonimato significa que a identidade do usuário não deve ser exigida como condição para receber o relato (a menos que o usuário queira ser identificado), que os telefonemas não serão registados e que o protocolo de Internet do relatório não será rastreado.
Determinar quem receberá as denúncias. Uma vez que uma denúncia é recebida deve haver uma área ou pessoas que irão receber e tratar as alegações específicas. Esta determinação pode ser feita com base na natureza da acusação (por exemplo, assédio, segurança, meio ambiente, fraude, corrupção) ou outros critérios. Deve haver um repositório com todos as denúncias e suas resoluções, devendo essas informações ficarem limitadas àqueles com estrita necessidade de acessá-las, a fim de garantir a confidencialidade. O Conselho ou a alta administração devem ser regularmente informados sobre a natureza dos relatórios recebidos e as medidas tomadas em resposta. Certas alegações podem exigir escalonamento imediato a eles.
Acomodar linguagem e aspectos culturais. Para fazer com que aos canais de denúncia e outros mecanismos de informação tenham credibilidade, as empresas devem disponibilizá-los conforme o local. Um artigo informativo intitulado “Considering Cultural Nuance in Your Latin American FCPA Hotline [4]”aborda alguns aspectos culturais importantes. Os cinco pontos discutidos no artigo são verdadeiros, independentemente de qual região o compliance de FCPA está focado.
Prestar atenção às leis locais. As empresas devem estar atentas às leis e regulamentos em torno de proteção de dados, retenção de dados, transferência de relatórios, entre outras coisas que podem afetar o funcionamento de uma hotline. Além disso, no Brasil, por exemplo, o regulamento sobre a avaliação dos programas de compliance menciona expressamente que devem estar disponíveis a terceiros, bem como em ordem para que as empresas possam obter crédito por isso. Na verdade, isso é importante não só para o crédito, mas também porque muitas vezes terceiros querem denunciar o delito, mas não têm um canal para fazê-lo.
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