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Melhores Práticas para Retenções de Documentos Investigatórios da FCPA
3.20.2014
A versão original desse blog post foi escrita em Inglês. A tradução foi realizada por Merrill Brink International.
Uma vez que a alegação de uma potencial violação da FCPA for realizada, as empresas devem investigá-la e documentar completamente seu trabalho. A preservação dos documentos relevantes, o mais rápido possível, é uma das etapas mais importantes para uma investigação confiável.
As etapas exatas a serem seguidas para preservar os documentos dependerão de uma série de fatores, como o escopo da investigação e o tamanho da empresa. Elas quase sempre incluirão a emissão de uma “retenção de documento”. A retenção é uma comunicação formal, aos funcionários que podem ter informações relevantes, que declara que eles não devem destruir qualquer documento relacionado a um assunto específico até outra notificação.
As retenções de documento são expectativas básicas das autoridades norte-americanas de FCPA. Elas podem desempenhar uma função importante na América Latina agora que os países estão começando a dar crédito para autodivulgação e cooperação com as autoridades em casos de corrupção.
As especificidades variarão em cada caso. Mas as empresas que emitirem as retenções de documento em investigação devem considerar vários fatores antes da realização. Essa mensagem destaca quatro. Uma mensagem futura enviará fatores adicionais a serem considerados.
Definir o escopo adequado. Não é fácil definir o escopo da retenção do documento. Porque a retenção é geralmente enviada nos estágios iniciais da investigação, quando o conselho tem informações limitadas sobre os fatos. Durante a determinação do escopo adequado, o conselho deve considerar que as empresas se submetem a mais riscos se elas se enganarem em serem muito restritas que muito inclusivas na preservação de mais documentos que podem precisar. Por outro lado, o escopo não deve ser muito amplo (por exemplo, preservar todos os documentos da empresa), pois isso seria excessivamente perturbador e oneroso. O escopo deve ser construído proporcional à cobertura dos fatos específicos no assunto (por exemplo, registros relacionados a um distribuidor específico ou aos distribuidores em geral; atividades de vendas de uma unidade de negócios envolvida, etc.). A retenção não deve divulgar mais informações que os destinatários precisam saber para preservar os documentos relevantes.
Definir os destinatários. Uma vez que o escopo da retenção for definido, é importante determinar quem a receberá. Os gráficos de organização são uma fonte importante de informação para essa tarefa e devem ser obtidos e analisados o mais rápido possível. As informações adicionais de alguma pessoa local, que pode ser confiável, também é uma fonte importante para identificar os portadores. Uma vez que os funcionários relevantes forem identificados, seus superiores diretos e indiretos, além dos seus assistentes e seus iguais, também devem ser considerados como potenciais destinatários, uma vez que também podem ter documentos relevantes.
Análise das práticas de documentação de rotina. Muitas vezes, as empresas emitirão retenções para funcionários que podem ter documentação relevante, apesar de esquecer-se de comunicar as retenções aos departamentos com acesso “hands-on” aos sistemas e cópias físicas dos arquivos. Esses departamentos já devem ter os programas específicos de retenção de documento. Quando eles fizerem, é necessário modificar os programas, assim que possível, para preservar os documentos e os dados relevantes. Por exemplo, o departamento de TI deve ser instruído para suspender as práticas de destruição habitual para obedecer à retenção durante seu vigor.
Especificar a categoria dos documentos. A correspondência por e-mail e os arquivos eletrônicos são frequentemente algumas das fontes mais importantes de informações em uma investigação. Mas as empresas não devem focar apenas nos documentos eletrônicos, uma vez que as informações relevantes também podem estar nas cópias físicas dos documentos. Para orientar isso, a retenção do documento deve comunicar claramente todas as categorias de documentos que devem ser preservados, como cartas, fax, mensagens instantâneas, mensagens de voz, drives de memória externa (HD externo) e aprovações em cópia física. A notificação de retenção também deve incluir os arquivos corporativos mantidos inadvertidamente na residência de funcionários ou em seus dispositivos móveis (por exemplo, pen drive, telefones celulares, etc.) também devem ser preservados e produzidos.
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© 2014 FCPAméricas, LLC
Post authored by Carlos Henrique da Silva Ayres, FCPAméricas Contributor
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