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Os Dez Mais Importantes Controles Internos da FCPA (Parte 2: Outros Processos)

Author: Matteson Ellis

FCPA.Internal.Controls.ProcessA versão original desse blog post foi escrita em Inglês. A tradução foi realizada por Merrill Brink International.

Alguns processos da empresa podem não constituir noções tradicionais de “controles internos”, mas as autoridades norte-americanas da FCPA tomaram a posição de que uma ampla variedade de atividades é abrangida pelo termo.

Por exemplo, na Orthofix, a SEC descobriu que a empresa não conseguiu manter controles internos adequados quando a política de compliance com a FCPA da empresa e o treinamento relacionado com a FCPA no México foram fornecidos apenas em inglês e não em espanhol. Na Eli Lilly, a SEC descobriu que a empresa não tinha controles suficientes quando não apresentou um processo de due diligence e monitoramento operacional para garantir que seus distribuidores brasileiros não estavam pagando propinas em seu nome.

CONTROLES NÃO CONTÁBEIS. A parte 1 desta série aborda cinco controles contábeis essenciais ao abrigo da FCPA. Abaixo apresentamos outras cinco grandes áreas que devem ser incluídas na estrutura de controles internos de uma empresa.

1. Relações Com os Fornecedores. As empresas reduzem o risco de pagamento de propinas por terceiros em seu nome implementando controles sobre a seleção e o desempenho de fornecedores. Um processo de seleção de fornecedor deve exigir que diversos fornecedores sejam considerados e comparados, que a seleção seja baseada na qualidade e no preço, e que as decisões sejam tomadas de acordo com as delegações de autoridade. As empresas devem realizar a due diligence e o monitoramento de terceiros baseado no risco (A FCPAméricas abordou previamente o tema da due diligence e monitoramento, como a forma de controlar terceiros e quanta due diligence é considerada suficiente). Além disso, a seleção e o uso de fornecedores devem ser periodica e aleatoriamente auditados para garantir que os processos são seguidos e que não há nenhuma red flag. A FCPAméricas já abordou a questão da auditoria de fornecedores “fantasmas”.

2. Oferta de presentes. As empresas implementam políticas específicas para garantir que os presentes são oferecidos para propósitos legítimos, tal como para promover a boa vontade, visibilidade ou reputação gerais, e não para influenciar indevidamente uma autoridade para garantir uma vantagem indevida. As políticas específicas devem proibir doações em dinheiro, estabelecer os limites de montante pré-autorizado e freqüência, criar requisitos de autorização especial para presentes mais valiosos, acompanhar valores agregados, respeitar as leis locais, e garantir documentação comprobatória com os nomes dos destinatários e fins comerciais. A FCPAméricas resume as ações da FCPA envolvendo presentes aqui.

3. Doações Beneficentes e Contribuições Políticas. Os controles devem garantir que as doações beneficentes e doações políticas de uma empresa não são, na verdade, propinas disfarçadas. As políticas devem exigir que tais desembolsos sejam revistos por autoridades de compliance. Os processos devem confirmar que os destinatários são legítimos e não levantam preocupações relativas à integridade, que os diretores e autoridades de organizações beneficentes não estão ligados a autoridades públicas, e que os destinatários de contribuições políticas não estão em posição de beneficiar indevidamente a empresa.

4. Recursos Humanos. O Departamento de RH de uma empresa tem um papel importante a desempenhar no programa de anticorrupção. Por exemplo, pode realizar verificações de antecedentes sobre novos trabalhadores por questões relacionadas com a integridade, identificar quando os trabalhadores estão relacionados a autoridades públicas, e garantir que os novos trabalhadores recebem treinamento de compliance anticorrupção. Os RH podem ajudar a administrar tanto medidas disciplinares como de incentivo relacionadas com a compliance dos trabalhadores. Os RH podem também sondar questões de compliance durante entrevistas de desligamento.

5. Treinamento. As empresas devem efetivamente comunicar suas políticas e procedimentos anticorrupção a seus trabalhadores e, se necessário, a seus terceiros também. Os treinamentos devem ser documentados e repetidos periodicamente. Os programas de treinamento devem transmitir lições de compliance adequadas a públicos específicos. Podem fornecer exemplos de casos práticos e red flags comuns. A FCPAméricas já descreveu o treinamento presencial face ao treinamento online, apresentou uma visão geral sobre o treinamento efetivo na América Latina, e enumerou os aspectos a não esquecer no treinamento sobre a FCPA.

As opiniões expressas nesse post são pessoais do(s) autor(es) e não necessariamente são as mesmas de quaisquer outras pessoas, incluindo entidades de que os autores são participantes, seus empregadores, outros colaboradores do blog, FCPAméricas e seus patrocinadores. As informações do blog FCPAméricas têm fins meramente informativos, sendo destinadas à discussão pública. Essas informações não têm a finalidade de proporcionar opinião legal para seus leitores e não criam uma relação cliente-advogado. O blog não tem a finalidade de descrever ou promover a qualidade de serviços jurídicos. FCPAméricas encoraja seus leitores a buscarem advogados qualificados a fim de consultarem sobre questões anticorrupção ou qualquer outra questão jurídica. FCPAméricas autoriza o link, post, distribuição ou referência a esse artigo para qualquer fim lícito, desde que seja dado crédito ao(s) autor(es) e FCPAméricas LLC.

© 2014 FCPAméricas, LLC

Matt Ellis

Post authored by Matt Ellis, FCPAméricas Founder & Editor

Categories: Compliance Anticorrupção, Dispositivos Contábeis, Doações de Caridade, Due Diligence, FCPA, Português, Presentes e Entretenimento, Terceiros, Treinamentos

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