[1]A versão original deste post foi elaborada em inglês. A tradução não foi realizada pelo autor.
Ao considerar a responsabilidade legal corporativa, as empresas devem levar em consideração não somente as possíveis multas ou sanções relacionados com a violação. Elas também devem considerar os custos associados à uma investigação governamental, os quais são frequentemente deixados de lado, mas podem ser consideráveis (Ed. Note: FCPAméricas discute o alto custo de investigações internas aqui [2]).
Um dos desafios enfrentados por um advogado conduzindo uma investigação interna é como conduzir uma investigação que tenha credibilidade no que concerne ao custo-benefício dessa. Esse post oferece 5 sugestões de reduções de custo ao conduzir uma investigação.
Uso de recursos internos. O advogado deve considerar o uso de recursos e competências internas quando disponíveis e apropriadas. Muitas empresas têm uma excelente estrutura e expertise em TI, com empregados que estão familiarizados com procedimentos forenses. Tais recursos, caso não estejam possivelmente envolvidos ou conectados, qual seja a maneira, com a possível violação, podem ser utilizados, por exemplo, para fazer as imagem forenses para preservação de dados. Além disso, o advogado deve confiar no experts internos no provimento de expertise técnica ou de informações técnicas específicas, ao invés de obter tais informações de um consultor externo. Ao utilizar recursos internos, o advogado deve avaliar caso as autoridades considerarão o uso de tais recursos como suficientes e independentes. O advogado pode trazer ou recursos de outros escritórios ou países com nenhum envolvimento, ou uma autoridade supervisora, ou conhecimento sobre a matéria sob investigação, como uma maneira de dar credibilidade e independência à essa.
Definir o escopo certo da investigação. Muitas vezes, artigos sobre investigações globais multimilionárias são publicados. Faz-se mister lembrar que investigações com abrangência global são para raras exceções, quando necessárias. Como investigações excessivamente amplas são caras, o advogado deve cuidadosamente definir o escopo da investigação para garantir sua credibilidade, sem que essa seja desnecessariamente ampla.
Uso de recursos externos os quais estejam familiarizados com o ramo da empresa. Quando recursos externos são necessários, especialmente em investigações menores, o advogado da empresa deve utilizar recursos externos (como, por exemplo, escritórios de advocacia e empresas de auditoria) familiarizados com o ramo da empresa. Isso pode economizar milhares de dólares no tempo necessário que um fornecedor leva para se familiarizar com os processos, procedimentos e modus operandi do ramo.
Considerar a desduplicação de documentos. Na maioria das empresas, os arquivos de e-mail e os sistemas de armazenamento contêm cópias duplicadas de e-mails e de outros dados. A titulo de exemplo, um mesmo e-mail que tenha sido salvo em diferentes lugares por custodians diferentes. A Desduplicação deleta esta cópia extra (mas mantém o controle sobre todos os custodians que têm o arquivo), deixando disponível para revisão somente uma cópia do e-mail / documento. O primeiro benefício proveniente da Desduplicação de dados é a redução do tempo para a revisão de documentos (o que, normalmente, é um dos passos das investigação que mais leva tempo), reduzindo substancialmente os custos.
Considerar reportes orais e apresentações. Reportes orais e apresentações não somente protegem de uma maneira mais eficaz o attorney-client privilege and work product, como requerem um tempo significantemente menor para serem preparados. Caso adequados, esses tipos de reporte devem ser considerados.
As opiniões expressas nesse post são pessoais do(s) autor(es) e não necessariamente são as mesmas de quaisquer outras pessoas, incluindo entidades de que os autores são participantes, seus empregadores, outros colaboradores do blog, FCPAméricas e seus patrocinadores. As informações do blog FCPAméricas têm fins meramente informativos, sendo destinadas à discussão pública. Essas informações não têm a finalidade de proporcionar opinião legal para seus leitores e não criam uma relação cliente-advogado. O blog não tem a finalidade de descrever ou promover a qualidade de serviços jurídicos. FCPAméricas encoraja seus leitores a buscarem advogados qualificados a fim de consultarem sobre questões anticorrupção ou qualquer outra questão jurídica. FCPAméricas autoriza o link, post, distribuição ou referência a esse artigo para qualquer fim lícito, desde que seja dado crédito ao(s) autor(es) e FCPAméricas LLC.
© 2015 FCPAméricas, LLC