Reporte imediato como uma solução para extorsão

^[1]A versão original desse blog post foi escrita em inglês. A tradução não foi realizada pelo autor.

Recentemente uma empresa cliente de navegação sofreu uma exigência de suborno durante uma parada em um porto localizado em uma jurisdição de alto risco de corrupção. Já há algum tempo na indústria da navegação existe a discussão sobre deixar esse tipo de situação nas mãos de capitães experientes, ou se seria mais eficiente reportar o assunto para os superiores, como maneira de fazer as autoridades portuárias recuarem de suas demandas. Considere a seguinte sequência de eventos:

• O navio faz uma escala num porto em um país conhecido por seu risco de corrupção.
• Durante uma inspeção de rotina, oficiais da alfândega embarcam no navio. Os oficiais revistam documentos como passaportes, o diário de bordo, e os registros de vacinação.
• Depois de reverem os documentos, os agentes locais declaram diversas violações. Eles afirmam que três tripulantes estão com classificações erradas para o desempenho de seu trabalho, uma vez que o contrato deles os classificava como estagiários. Eles afirmam que doze membros da tripulação estão com registros de vacinação inválidos contra a febre amarela.
• Os agentes da alfândega solicitam US$2.000,00 por cada penalidade, totalizando US$8.000,00. Firmam então um acordo para resolver as penalidades reduzindo a multa para um total deUS$2.500,00.
• Os oficiais dizem que eles irão confiscar os documentos da tripulação para a agência alfandegária se o capitão do navio se recusar a pagar a multa.

A empresa de navegação estava com sua política anticorrupção em dia, e também estava com uma cópia da política da companhia que estava fretando o navio. O capitão e o pessoal de operações foram treinados para responder em situações como essa. O treinamento visava distinguir entre situações de pressão financeira e situações que implicassem risco à segurança pessoal, no caso de coação. Baseado no protocolo de Compliance, o capitão do navio imediatamente tomou as seguintes ações:

• Informou aos oficiais alfandegários que a empresa mantinha uma política estrita de tolerância zero contra corrupção. Ele disse que não estava autorizado a permitir que levassem a documentação da tripulação para fora do navio, de acordo com a política da empresa. O capitão disse que as tarifas associadas com a escala já haviam sido pagas pela empresa e que ele não estava autorizado a fazer desembolsos em dinheiro para agentes no porto. Ele também disse que não estava autorizado a entregar nenhum bem armazenado no navio.
• O capitão também reportou imediatamente o problema para o Gerente Técnico da empresa. O Gerente Técnico imediatamente mandou um e-mail para o diretor da agência alfandegária, com cópia para diversos gerentes e diretores da companhia de entrega, representantes da empresa que estava fretando o navio, e os agentes locais do porto que estava sendo usado. Mais de 20 pessoas estavam copiadas neste e-mail.
• O e-mail especificava em detalhes as demandas de suborno, revisava as mesmas políticas da empresa que haviam sido mencionadas pelo capitão, e providenciava respostas às violações alegadas pelos agentes alfandegários. O e-mail explicava, por exemplo, que todos os membros da tripulação estavam em total conformidade com as descrições dos cargos, sob as regras do país da bandeira do navio. Os e-mails afirmavam que todos os registros médicos eram mantidos em estrita conformidade com os requisitos regulamentados por aquele país.
• Em seu e-mail, o Gerente Técnico afirmou que nem sua empresa, nem a empresa contratante do frete seriam considerados responsáveis por nenhum atraso causado por “alegações de violações fraudulentas”. Ele ameaçou notificar o Clube de Proteção Indenização sobre a situação.
• Menos de uma hora depois, os oficiais alfandegários deixaram o navio, permitiram que o fretador iniciasse as operações de carregamento, e desfizeram as solicitações indevidas.

Empresas podem tomar as seguintes lições a partir de episódios como este: confirmar que sua política esteja em dia, treinar todo o pessoal nesta política, manter suas operações em total conformidade com as regras relevantes, e ter uma estratégia de resposta rápida para lidar com solicitações indevidas. Este episódio mostra como o reporte imediato pode frequentemente ser uma solução bem-sucedida.