La versión original de este post fue escrito en Inglés. La traducción es creada por Merrill Brink International [1].
Hacer entrevistas resulta ser una habilidad vital para los investigadores internos de la FCPA. Después de revisar la interminable cantidad de correos electrónicos, memos técnicos y libros de contabilidad, casi siempre tenemos que hablar directamente con alguien para investigar y procesar las posibles violaciones a la FCPA.
Con frecuencia, el objetivo principal de las investigaciones es obtener toda la información posible sobre el asunto subyacente. A continuación se presentan diez reglas para asegurarse de que así sea.
1. La preparación tiene la mitad de la batalla ganada; quizás más. La diferencia entre una entrevista bien planificada y una en la que el entrevistador “improvisa” es como el día y la noche; y son muchos los riesgos. Durante las entrevistas de “rutina” pueden descubrirse hechos sorprendentes, y los entrevistadores suelen tener solo una oportunidad para reunirse con el testigo. El bosquejo bien considerado de una entrevista puede ayudarle a mantener el control y evitar que pase por alto temas importantes después de que la entrevista está en proceso. Le ayudará también a demostrar que se toma muy en serio la entrevista y al entrevistado, lo que le permitirá compenetrarse.
2. Compenetrarse. Como señala Raúl Saccani, Jefe de Contabilidad Forense en KPMG Argentina: el entrevistado estará nervioso al principio de una entrevista cualquiera que fuere. El nerviosismo suele traducirse en dudas para compartir información plenamente, lo que puede dificultar la entrevista y limitar el éxito de la misma. Para superar esa barrera, es necesario establecer un punto de compenetración. Hay muchas formas de lograrlo, pero me parece que ser claro, respetuoso y justo da buenos resultados. Yo trato específicamente de describirle al entrevistado el propósito de la entrevista, y me tomo un tiempo para responder preguntas. También trato de hacer preguntas objetivas y no preguntas capciosas o demasiado tendenciosas. Cuando ya hemos dicho y hecho todo, le pregunto al entrevistado si tiene algo que agregar.
3. Saber cuándo cortar al testigo. A veces hacer que el entrevistado hable no es un problema. Los entrevistados suelen extenderse en temas que consideran seguros o interesantes. Los entrevistadores deben estar alerta a las distracciones o retrasos, y deben estar preparados para retomar el hilo de la entrevista de manera muy amable pero firme.
4. Cuidado con la falacia del fiscal federal. Algunos dicen que considerando la experiencia, los exfiscales federales están en mejor condición de hacer las entrevistas en las investigaciones internas de la FCPA. Entre ellos se encuentra mi amigo y colega Mike Volkov, exfiscal y alguien con quien estoy de acuerdo alrededor de 95% del tiempo (tomando prestada una frase del gurú del compliance de la FCPA, Howard Sklar). Sin embargo, en mi experiencia, los exfiscales federales (quienes son abogados siempre inteligentes, talentosos y dedicados) suelen usar un enfoque agresivo en las entrevistas, como si buscaran una confesión en lugar de información mucho más abierta que resulte de una buena relación de compenetración. Ciertamente, esto no es siempre así; muchos, como Mike, saltan fácilmente a las entrevistas del sector privado. La lección más amplia es que los entrevistadores deben estar atentos a sus propias inclinaciones. Si ha aprendido cómo hacer investigaciones con el peso del gobierno federal a sus espaldas, podría tener que ajustar su enfoque cuando el gobierno ya no esté detrás de usted.
5. Usar evidencia documental para verificar. Ya sea como un mal entendido o por mala intención, algunos testigos podrían verlo directamente a los ojos y mentirle. Para manejar esta situación, es importante que conozca sus documentos y tenga a la mano evidencia clave durante la entrevista. Un testigo no podrá huir de un correo electrónico, factura, o memo, y después de que usted saca un par de esos documentos de su portafolio, ellos suelen dejar de ocultar la evidencia. Incluso cuando un entrevistado trata de ser abierto, los documentos le ayudarán a refrescar la memoria o a verificar la credibilidad y exactitud de sus respuestas.
6. Entrevistar a una persona a la vez. A veces los testigos le pedirán que los entreviste juntos. Puede haber razones justificadas para ellos: podrían querer que la información de un colega relate toda la historia; pero si se hacen entrevistas conjuntas no es probable que obtenga opiniones sin filtro, evidencias contradictorias o críticas. Sea con o sin intención, los testigos tienden a coordinar sus respuestas cuando los entrevistan juntos.
7. Hacer las entrevistas fuera del sitio cuando sea posible. Al hacer la entrevista fuera del sitio, se saca al entrevistado de su contexto habitual y actúa de otro modo. Es más probable que obtenga las ideas imparciales que los entrevistados les cuentan a sus amigos o parejas si no están en el trabajo. También es más probable que obtenga opiniones esenciales si el entrevistado no ve a la persona de quien hablará apenas usted abre la puerta. James Tillen [2], Coordinador del Grupo de FCPA y Prácticas Anticorrupción de Miller & Chevalier, afirma: “Particularmente cuando hay alegatos contra la gerencia ejecutiva de una oficina, me gusta hacer las entrevistas fuera de la oficina del cliente, por ejemplo, en la sala de conferencias de algún hotel. Los empleados serán más comunicativos si los gerentes ejecutivos no están cerca”. También siento que logro tener una mejor idea del comportamiento y la credibilidad del entrevistado cuando hago las entrevistas fuera de la oficina.
8. No vaya solo a la entrevista. Lleve a un colega o asistente para que tome notas. Grabar las entrevistas puede ser un problema. Con frecuencia, los clientes prefieren que no se grabe a sus empleados y, aunque se permita, la grabación puede hacer que el testigo se ponga nervioso y poco comunicativo. Por otra parte, escuchar, tomar notas y hacer preguntas son demasiadas actividades para un entrevistador. Lleve a alguien cuyo trabajo sea hacer registros. Mientras más concisos sean, es más probable que lleguen a los hechos que usted necesita y se hagan buenas preguntas de seguimiento.
9. Prepárese para ser creativo. Las entrevistas suelten presentar circunstancias complicadas. La información nueva genera nuevas pistas, y el entrevistador debe estar preparado para adaptarse y reaccionar de inmediato. ¿Qué preguntas surgen en consecuencia? ¿Qué nuevos asuntos tienen que tantearse? La preparación es la clave para ver y aprovechar estas oportunidades.
10. No olvide hacer advertencias. La advertencia corporativa “Upjohn” es esencial. El entrevistador deberá explicar que él o ella es el abogado de la compañía y no el abogado personal del entrevistado. La Sección de Justicia Penal del Comité de Delitos de Cuello Blanco de la Asociación Americana de Abogados (ABA, por sus siglas en inglés) ha presentado una visión general muy útil [3] de lo que se requiere. El entrevistador menos riguroso y severo puede normalmente hacer esa advertencia sin socavar la compenetración con el entrevistado.
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