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“Empresas Fantasmas”: Detectar a los Vendedores Fantasmas
6.17.2014
La versión original de este post fue escrito en Inglés. La traducción es creado por Merrill Brink International.
Hable con un argentino sobre la corrupción pública y probablemente en algún momento evoque el término “empresa fantasma”. Los vendedores fantasmas son una forma común de facilitar el soborno en Argentina, como se indica en los informes allá. De hecho, son comunes en muchas partes del mundo. Las empresas enfocadas en el compliance de la FCPA deberían estar particularmente alertas al riesgo.
¿Cómo funciona? Normalmente un empleado local define una asesoría o contratista falso. La empresa entonces le paga a la entidad por algún presunto bien o servicio. En realidad, la entidad no da nada de valor a cambio y se retiene el dinero para otros fines, en algunas ocasiones para el autoenriquecimiento, y en otras para pagar sobornos para lograr tener un beneficio comercial a cambio.
Cuando se hacen entrevistas o auditorías internas, estas son las formas para detectar empresas fantasmas:
Listas de Vendedores Pagados y Aprobados. Las listas de vendedores aprobados es un control común que las empresas utilizan para evitar el uso de vendedores fantasmas. Los terceros incluidos en la lista son examinados y considerados legítimos y necesarios para los negocios de la empresa. Las empresas suelen permitir excepciones para el uso de vendedores adicionales que no estén incluidos en la lista cuando los mismos son esenciales y no hay tiempo disponible para agregarlos a la lista. Por ello, las listas de vendedores aprobados no siempre evitan riesgos en su totalidad.
Cuando se investiga a los vendedores fantasmas, se pueden comparar las listas de vendedores pagados con las listas de vendedores aprobados, y así se puede identificar cuáles vendedores no se han investigado aún a través del proceso habitual. Esto arrojará un universo de posibles empresas fantasmas. Resulta útil prestar especial atención a aquellos vendedores que presuntamente ofrecen bienes y servicios de la variedad intangible o de consumo. Es más fácil esconder los esquemas en estas áreas porque normalmente no requieren otros registros de la compañía, tales como documentos de recepción o inventario.
Verificación de Bienes o Servicios. Para detectar a las empresas fantasmas, se pueden revisar las facturas, los cheques emitidos a los vendedores, órdenes de compra, registros de inventario, documentos de recepción y demás libros y registros que demuestren que realmente se recibieron los bienes o servicios. Al revisar la documentación proporcionada por el vendedor, los aspectos observados a simple vista son importantes. ¿Las facturas no parecen profesionales? ¿La información de contacto no está completa? ¿La numeración de las facturas tiene secuencias extrañas? ¿Las cifras son montos redondos? ¿Hay documentación de respaldo? ¿Los cheques cancelados tienen algún endoso inusual? Puede entonces verificar la información que aparece en los documentos de ventas. Revise y vea si se tienen realmente las máquinas nuevas y están en uso. Verifique si la ventana rota de la oficina del ejecutivo fue sustituida realmente por una nueva. Lea el informe de estrategia del asesor para ver si coincide con la descripción de la factura y hable con el ejecutivo encargado sobre cómo se han implementado esas estrategias.
Alertas Rojas Comunes. Busque características comunes en la relación que generan dudas. ¿Se hacen pagos sin facturas? ¿Las direcciones solo contienen números de código postal, que por lo general son difíciles de identificar? ¿Algunos miembros del personal contratante muestran algún interés especial en usar a un vendedor en particular antes que no utilizar a ninguno? ¿Solo una persona de la empresa maneja todas las transacciones con ese vendedor?
Fantasmas que Establecen Fantasmas. Se ha demostrado que los patrones incluyen empresas fantasmas que establecen otras empresas falsas para que una compañía pueda recibir ofertas de más de una fuente por el mismo trabajo. Ello hace que el patrón parezca ser más legal; y puede ayudar, además, a los participantes a inflar los costos.
Historial de los Vendedores. A veces se puede identificar a las empresas fantasmas viendo los patrones históricos de su uso. ¿Quizás las compras que una compañía les haga empezaron con pocas cantidades y fueron aumentando con el tiempo? ¿Quizás la compañía compra con frecuencia a ese vendedor a un nivel justo por debajo del cual se requiere autorización adicional? ¿Quizás una compañía comenzó a utilizar al vendedor después de que un empleado en particular entró a la empresa y terminó después de que el empleado se fue?
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Post authored by Matteson Ellis, FCPAméricas Founder & Editor
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