[1]Este artículo es por nuestros escritores invitados Ben Gao [2] y Alice Hsieh [3], socios de Miller & Chevalier Chartered.
Este noviembre del 2015 en la Conferencia Internacional del Instituto de Conferencias Americanas (ICA), Hui Chen, la nueva “experta en cumplimientos” de la Sección de Fraudes del Departamento de Justicia (DOJ), resumió sus pensamientos sobre lo que separa un programa de cumplimiento “verdadero” contra los que son a base de papel. Este tema es de interés dado que el rol que Chen tiene en prestarle ayuda a los fiscales y los monitores de cumplimiento del DOJ en evaluar los esfuerzos de las empresas en sus programas de cumplimiento y remediación.
Chen es un ex fiscal y ejecutiva de cumplimiento en tres empresas que actualmente tienen distintos retos del cumplimiento – Standard Chartered, Pfizer y Microsoft. El DOJ la contrató a principios de noviembre del 2015 como consultora externa de la Sección de Fraudes. Chen hizo sus comentarios en la conferencia del ICA como parte de un grupo con Andrew Weissmann, el jefe de la Sección de Fraudes.
Chen empezó sus comentarios con reconocerle a sus “compañeros expertos en cumplimiento” y prometiéndoles que va actuar como un “puente” entre la comunidad del cumplimiento y los fiscales. Chen dijo que el DOJ está planeando ayuntamientos particulares en donde profesionales en cumplimientos internos puedan hablar de sus preocupaciones anónimamente con ella misma (Chen puso énfasis en el hecho de que es una consultora, no un empleado, del DOJ).
Chen identificó cuatro consideraciones amplias que, desde su punto de vista, separan un programa de cumplimiento verdadero de uno “basado en papel”
- ¿El programa está diseñado cuidadosamente? De acuerdo a Chen, empresas necesitan identificar los riesgos de una manera proactiva. Una manera de hacer esto es con un análisis cuidadoso del negocio de una empresa. Por ejemplo, realizando negocios importantes en Siria e Irán pero no darse cuenta del riesgo de las sanciones asociadas no es aceptable. Hablando con las partes interesadas es otra manera de hacerlo. Por ejemplo, en vez de solicitarle a abogados a que crean “bellas” políticas aisladas de los demás, las empresas deberían de crear políticas viables a través de hablar con los interesados (que tienen que seguir la política).
- ¿El programa está “funcionando”? Chen recalcó que los procesos de cumplimiento necesitan estar relacionados a los procesos de negocios, tal como la gestión de pagos, la adquisición o los recursos humanos. Integrando los procesos de tal manera facilita el obedecimiento por la parte de los empleados, aumentando la probabilidad de cumplimiento real. En cambio, los resultados de una auditoría y una investigación deberían de servir para mejorar los procesos del negocio de manera continua.
- ¿Hay buena comunicación entre las partes interesadas? Chen destacó que el cumplimiento no puede funcionar aisladamente y tiene que continuamente mantener las comunicaciones abiertas dentro del negocio. De hecho, algunas de sus “conversaciones más fascinantes y útiles” han sido con los empleados de base tal como los cajeros de una empresa.
- ¿El programa de cumplimiento fue obtenido de una manera adecuada? Chen recalcó que los recursos no solo significan el dinero, sino que también son “la gente de cumplimiento en la reuniones cuando uno hace decisiones importantes que tienen implicaciones para el tema del cumplimiento.” Ella comentó que las juntas y la alta dirección debería de regularmente preguntarles al equipo de cumplimiento cómo mejor fortalecer la función de cumplimiento, y luego tomar las medidas adecuadas. En este punto, Wiessman agregó que son muy importantes las calificaciones del personal de cumplimiento: ellos deberían de tener las habilidades necesarias para entender las transacciones presentadas y apresar implicaciones de cumplimiento.
Las consideraciones de Chen no son tan diferentes de las previas directrices de las agencias de aplicación, pero ella ha puesto énfasis en que tan efectivo opera un programa de cumplimiento en práctica. En ese contexto, ella parece tener un interés particular en promoviendo (1) un programa de cumplimiento más integrado dentro de cada nivel de una empresa y (2) dándole mayor importancia a los empleados, fomentando la participación de estos en el diseño y funcionamiento del programa de cumplimiento.
Para las empresas bajo investigación, el rol de Chen presenta un nuevo reto tanto como una oportunidad. Es posible que el crédito por la remediación y mejoramiento de los cumplimientos se convierta en algo difícil de obtener. Pero, al prestar credibilidad a programas de cumplimiento que en verdad son efectivos, Chen podría ayudarle a las empresas (que han invertido en tal programas) a distinguirse y potencialmente ver los frutos de sus inversiones.
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