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Los Diez Controles Internos Más Importantes de la FCPA (Parte 2: Otros Procesos)

Author: Matteson Ellis

FCPA.Internal.Controls.ProcessLa versión original de este post fue escrito en Inglés. La traducción es creado por Merrill Brink International.

Puede que ciertos procesos empresariales no representen las nociones tradicionales de “controles internos”, pero las autoridades competentes en materia de FCPA han asumido que el término abarca una amplia gama de actividades.

Por ejemplo, en el caso Orthofix, la SEC descubrió que la compañía no mantenía los controles internos necesarios al observar que la política de compliance de la FCPA y la capacitación relacionada en México solo se presentaban en inglés y no en español. En el caso Eli Lilly, la SEC descubrió que la compañía no aplicaba suficientes controles al no ejecutar la debida diligencia y aplicar el respectivo proceso de supervisión para asegurarse de que los distribuidores brasileños no pagaban sobornos en su nombre.

CONTROLES NO CONTABLES. La Parte I de este artículo discute cinco controles contables esenciales conforme a la FCPA. Aquí presentamos las otras cinco áreas de importancia que deberían incluirse en el marco de control interno de las compañías.

1. Relaciones con los Vendedores. Las compañías reducen el riesgo de que terceros paguen sobornos en su representación mediante la implementación de controles sobre la selección y el desempeño de los proveedores. Un proceso de selección de vendedores debe requerir que se consideren y comparen diversos proveedores; la selección se basa en la calidad y el precio, y las decisiones se toman de acuerdo con la delegación de autoridad. Las compañías deben ejecutar la debida diligencia y supervisión de terceros con base en los riesgos respectivos. (FCPAméricas ya ha discutido los temas de debida diligencia y supervisión, como por ejemplo cómo controlar a los terceros, y cuánta debida diligencia es suficiente.) Además, la selección y uso de proveedores deben auditarse periódicamente al azar para garantizar que se están cumpliendo los procesos correspondientes y que no haya alertas rojas. FCPAméricas ha discutido el proceso de auditoría con respecto a los proveedores “fantasma”.

2. Regalos. Las compañías implementan políticas específicas para garantizar que se hagan regalos con fines legales, como por ejemplo promover el renombre general, la visibilidad o reputación, y no para influenciar inadecuadamente a un funcionario para lograr una ventaja inapropiada. Las políticas específicas deben prohibir los regalos en efectivo, establecer límites de valor pre-autorizado y regularidad, crear requerimientos especiales de autorización para los regalos de mayor valor, hacer un seguimiento de los montos totales, tomar en cuenta las leyes locales, y garantizar que se respalden los documentos necesarios con los nombres de los receptores y los fines comerciales de los regalos. Aquí FCPAméricas hace un resumen de las acciones de la FCPA con respecto a los regalos.

3. Donaciones de Caridad y Aportes Políticos. Los controles deben garantizar que las donaciones de caridad y aportes políticos de una compañía no sean en realidad sobornos disfrazados. Las políticas deben exigir que los funcionarios ejecutivos de compliance revisen tales desembolsos. Los procesos deben confirmar que los receptores sean legales y no generen inquietudes de integridad, los directivos y ejecutivos de las organizaciones de caridad no estén vinculados con funcionarios públicos, y quienes reciben los aportes políticos no ocupen cargos que beneficiarían indebidamente a la compañía.

4. Recursos Humanos. El Departamento de Recursos Humanos juega un papel muy importante en el programa anticorrupción de una compañía. Por ejemplo, puede verificar los antecedentes de los empleados nuevos para saber sobre su integridad; identificar cuándo los empleados se relacionan con funcionarios públicos, y garantizar que los empleados nuevos sean capacitados en compliance anticorrupción. RRHH puede aplicar tanto medidas de incentivos como medidas disciplinarias con respecto al compliance del empleado. Pueden también averiguar sobre asuntos de compliance en las entrevistas de salida.

5. Capacitación. Las compañías deben comunicar efectivamente sus políticas y procedimientos anticorrupción a sus empleados y, de ser necesario, también a los terceros. Se deben documentar y dictar periódicamente las sesiones de capacitación. Los programas de capacitación deben enseñar lecciones de compliance apropiadas para el personal al que van dirigidas; pueden incluir ejemplos de casos prácticos y alertas rojas más comunes. FCPAméricas describe la capacitación asistencial y la capacitación en línea, presenta una visión general de una capacitación efectiva en América Latina, y enumera los aspectos que “no pueden olvidarse” en la capacitación sobre la FCPA.

Las opiniones expresadas en este artículo son las del autor, a título personal, y no necesariamente representan las opiniones de otra persona, incluidas las entidades a las que está afiliado el autor, sus empleadores, otros contribuyentes, FCPAméricas o sus anunciantes. La información del blog FCPAméricas tiene por objetivo el debate público con fines educativos únicamente. Su intención no es suministrar asesoramiento legal a los lectores y no crea un vínculo abogado-cliente. No se desea describir ni transmitir la calidad de los servicios legales. FCPAméricas anima a sus lectores a solicitar asesoramiento legal calificado con respecto a leyes anticorrupción o cualquier otro asunto legal. FCPAméricas da permiso para enlazar, publicar, distribuir o hacer referencia a este artículo con fines legítimos, siempre que se indique su autor y su relación con FCPAméricas LLC.

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Matteson Ellis

Post authored by Matteson Ellis, FCPAméricas Founder & Editor

Categories: Capacitaciones, Compliance Anticorrupción, Disposiciones Contables, Donaciones de Caridad, Due Diligence, Español, FCPA, Regalos y Entretenimiento, Terceros

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