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Mejores prácticas para la elaboración de Códigos de Conducta
10.29.2014
Muchas veces, un código de conducta es el primer paso que las empresas toman al implementar programas de cumplimiento anticorrupción. La Resource Guide to the FCPA (Guía de Recursos de la FCPA) se refiere al Código como documento clave – “el código de conducta de una empresa es a menudo la base sobre la cual se construye un programa de cumplimiento efectivo”. Hay ciertas mejores prácticas que las empresas deben considerar al establecer o actualizar sus códigos de conducta. Este artículo resalta siete.
Identificar las áreas que se van a tratar. Al establecer un código de conducta, uno de los primeros pasos es identificar qué áreas se van a tratar en el documento. Además del anti-soborno, pueden haber otras áreas importantes que van a variar de una empresa a la otra. Para una empresa minera, por ejemplo, los aspectos relacionados al medio ambiente pueden ser clave. Los profesionales que redactan el código deben comunicarse con diferentes áreas de la empresa para identificar los aspectos principales de las operaciones y tratar los riesgos asociados en el código. Es importante notar que los aspectos relevantes pueden cambiar con el tiempo, y en consecuencia el código debe ser actualizado. Por ejemplo, la empresa podría expandirse hacia nuevas líneas de negocio, o se podría reformar la legislación aplicable.
Que sea conciso. Las empresas deben considerar la implementación de códigos de conducta basados en principios en lugar de instrucciones detalladas. Por ejemplo, podrían dictar que la empresa sólo debe tener relaciones con terceros y calificados de buena reputación, en lugar de especificar que la empresa debe hacer un control de antecedentes (e incluir los pasos detallados) e incluir cláusulas anticorrupción en contratos escritos. En lo posible, las instrucciones detalladas deben dejarse a las políticas específicas, a las cuales se debe hacer referencia en el código. De hecho, hablando de manera práctica, es menos probable que un código de conducta largo se lea en su totalidad (o detenidamente) por los empleados. Por lo tanto, las empresas deben mantenerlo conciso, el uso de principios ayuda a mantener un documento breve y centrado en disposiciones y áreas clave. También evita tener que cambiar el código cada vez que una política o procedimiento interno se modifica.
Que sea claro. Además de preparar el código de conducta en el idioma local, las empresas deben utilizar un lenguaje sencillo. Se deben evitar los términos técnicos o terminología legal. Esto se debe a que el documento se distribuirá a través de la empresa a empleados con diferentes antecedentes y niveles de educación, desde la gerencia hasta sala de suministros.
Que sea accesible. Tener un código de conducta que los empleados desconocen es lo mismo que no tener ningún código. Por lo tanto, las empresas deben hacer que este sea accesible para todos los empleados. Otra buena práctica es hacer que este sea disponible apara todos los terceros que realicen negocios en nombre de la empresa.
La buena edición marca la diferencia. La buena edición mejora el formato del código de conducta, permitiendo que el documento sea fácil de navegar y leer. En ciertos casos, los materiales visuales (e.g., gráficos) hacen el código más accesible y ayudan a transmitir los conceptos al lector.
Incluir un mensaje de la alta dirección. Las empresas deben incluir un mensaje de compromiso con el código de la alta dirección enfatizando a los empleados y a terceros la importancia de entender y cumplir el código. Como se describe aquí, esta es una de las formas en que la gerencia puede demostrar el compromiso de cumplimiento anti-soborno.
Preguntas. Al lanzar un código de conducta, es una buena práctica capacitar a los empleados (y a terceros que actúen con interés de la empresa). Preguntas al respecto del código y dudas sobre situaciones específicas también pueden surgir después. Por lo tanto, las empresas deben designar ciertas funciones o departamentos en el código para ayudar y atender estos casos, cuando surjan.
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Post authored by Carlos Henrique da Silva Ayres, FCPAméricas Contributor
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