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Prácticas Recomendadas para Comunicados de Retención de Documentos de Investigación de la FCPA
3.20.2014
La versión original de este post fue escrito en Inglés. La traducción es creado por Merrill Brink International.
Una vez que se realiza un alegato de posible violación de la FCPA, las compañías deberían investigarlo y documentar extensamente su trabajo. La conservación de documentos relevantes lo más tempranamente posible es una de las etapas más importantes de una investigación creíble.
Las etapas exactas que se deben seguir para conservar documentos dependerán de una cantidad de factores, incluyendo el alcance de la investigación y el tamaño de la compañía. Estas casi siempre incluyen la emisión de un “comunicado de retención de documentos”. Esta es una comunicación formal a los empleados que puedan contar con información relevante indicando que no deben destruir ningún documento relacionado con un asunto específico hasta nuevo aviso.
Los comunicados de retención de documentos son una expectativa básica de las autoridades de la FCPA. También pueden tener un papel importante en América Latina ahora que los países comienzan a reconocer las confesiones y la cooperación con las autoridades en casos de corrupción.
Los detalles variarán según el caso. Pero las compañías que emitan comunicados de retención de documentos de investigación deberían considerar diversos factores antes de hacerlo. Esta publicación resalta cuatro. Una publicación futura tratará otros factores de consideración.
Definir el alcance correcto. Definir el alcance del comunicado de retención de documentos no es fácil. Esto se debe a que el comunicado de retención normalmente se envía en una etapa temprana de la investigación, cuando el equipo jurídico tiene información limitada sobre los hechos. A la hora de determinar el alcance apropiado, el equipo jurídico debería considerar que las compañías enfrentan más riesgos si erran por ser demasiado limitadas que por ser demasiado inclusivas en la conservación de más documentos de los que podrían necesitar. Por otro lado, el alcance no debería ser demasiado abarcativo (por ejemplo, conservar todos los documentos de la compañía), ya que esto sería demasiado conflictivo o gravoso. El alcance se debe establecer de forma proporcional para que cubra los hechos específicos del tema (por ejemplo, registros relacionados con un distribuidor específico o con los distribuidores en general, actividades de venta de una unidad comercial implicada, etc.). El comunicado de retención no debería divulgar más información de la que necesitan saber los destinatarios para conservar los documentos relevantes.
Definir los destinatarios. Una vez que se definió el alcance del comunicado de retención, es importante determinar quiénes lo recibirán. Los organigramas son una fuente importante de información para esta tarea y se deberían obtener y revisar cuanto antes posible. La información adicional de algún local de confianza también es una fuente importante para identificar custodios. Una vez que se identifiquen los empleados relevantes, sus superiores directos e indirectos y sus asistentes o pares también se deberían considerar como posibles destinatarios, ya que también pueden contar con documentos relevantes.
Revisión de las prácticas de documentación rutinarias. A menudo las compañías emiten comunicados de retención a empleados que puedan tener documentación relevante mientras que olvidan comunicar las retenciones a los departamentos con acceso activo a los sistemas y los archivos físicos. Estos departamentos pueden tener programas específicos de retención de documentos ya en acción. Cuando es así, es necesario modificar los programas cuanto antes posible para conservar los documentos y datos relevantes. Por ejemplo, se debería indicar al departamento de informática que suspenda las prácticas normales de destrucción para cumplir con el comunicado de retención mientras que esté en vigencia.
Especificar la categoría de los documentos. Las correspondencias por correo electrónico y los archivos electrónicos son a menudo algunas de las fuentes de información más importantes en una investigación. Pero las compañías no se deberían enfocar solamente en los documentos electrónicos, ya que la información relevante también puede estar en documentos físicos. Para ocuparse de esto, el comunicado de retención debería indicar con claridad todas las categorías de documentos que se deben conservar, como cartas, faxes, mensajes instantáneos, correos de voz, discos duros externos y aprobaciones en papel. La notificación de retención también debería indicar que los archivos de la compañía que se encuentren involuntariamente en el domicilio de los empleados o en dispositivos personales (por ejemplo, memorias flash, celulares, etc.) también se deben conservar y entregar.
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Post authored by Carlos Henrique da Silva Ayres, FCPAméricas Contributor
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