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Prácticas Recomendadas para Comunicados de Retención de Documentos de Investigación de la FCPA – Parte II
3.25.2014
La versión original de este post fue escrito en Inglés. La traducción es creado por Merrill Brink International.
Las compañías deberían tomar medidas afirmativas para asegurar la conservación de documentos relevantes cuando se hace un alegato de una posible violación de la FCPA. Esto a menudo da como resultado la emisión oportuna de un memorándum de retención de documentos a los empleados pertinentes.
Una publicación anterior describe la definición del alcance correcto de la notificación, quiénes deberían recibirla, prácticas de documentación rutinarias y la categoría de los documentos que se deben obtener. Esta publicación trata otros temas de importante consideración.
Definir el mejor momento para enviar el comunicado de retención. En general, los comunicados de retención de documentos se deben enviar en cuanto se identifiquen los empleados que puedan contar con documentación relevante. Esto se aplica especialmente cuando ya se conocen hechos importantes de la investigación, lo que hace importante que la retención sea inmediata. Pero también hay algunas situaciones en que puede ser aconsejable demorar la emisión de comunicado de retención. Como se trató en una publicación anterior, las compañías que realizan investigaciones internas en América Latina deberían tener presente que los comunicados de retención pueden provocar pérdidas de datos masivas, como eliminación de registros y “desaparición” de computadoras portátiles en circunstancias sospechosas. Es por esto que normalmente es aconsejable conservar los documentos cuanto antes posible y emitir el comunicado de retención inmediatamente después o en simultáneo con los mismos (en lugar de enviar el comunicado de retención primero).
Realizar entrevistas de recolección. Después de definir quién recibirá el comunicado de retención y en la medida de lo posible, se recomienda realizar entrevistas de recolección con esas personas. El objetivo de las entrevistas no es tratar aspectos sustanciales del tema que se analiza, sino entender la actuación pasada y presente del empleado en la organización e informar las líneas y la naturaleza de las interacciones del empleado con otros empleados y terceros. Esta información a menudo es útil para identificar otros empleados y otros tipos de documentos que pueden no haberse considerado en un principio. Dichas entrevistas también son útiles para determinar la ubicación de datos físicos y electrónicos que puedan facilitar luego el proceso de revisión.
Usar el idioma local y establecer un punto de contacto Las compañías deberían emitir el comunicado retención en el idioma local para permitir que los empleados comprendan lo que se les solicita. Incluso si los empleados locales hablan otros idiomas, el uso del idioma local es apropiado para evitar alegatos de falta de comprensión. El comunicado de retención de documentos debería establecer una persona a quien dirigir cualquier pregunta acerca de si se deberían conservar o no documentos específicos, así como para informar sobre casos de incumplimiento con el comunicado de retención.
Conservación de documentos. Las compañías deberían asignar una o más personas para la recolección y conservación de los documentos relevantes. Es importante asegurarse de que estas personas no sean parte del personal que pueda volverse de alguna forma objeto de la investigación. Una forma de hacer esto es asignar a un equipo jurídico para realizar esta tarea. Esto también ayuda a garantizar la credibilidad de la investigación.
Es importante que las autoridades de aplicación de la FCPA expliquen a su personal en América Latina y en otras regiones que la conservación temprana de documentos en sus países es esencial y que su incumplimiento puede derivar en graves consecuencias en Estados Unidos y otros lugares.
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Post authored by Carlos Henrique da Silva Ayres, FCPAméricas Contributor
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