[1]La versión original de este blog post fue escrita en inglés. La traducción no fue realizada por el autor.
Al considerar la responsabilidad corporativa, las empresas deben considerar más que las multas y sanciones asociadas a una potencial infracción. Deben también tener en cuenta los costos asociados con una investigación del gobierno, que a menudo se pasan por alto, pero pueden ser considerables (Nota del editor:. FCPAméricas discute los extensos costos de las investigaciones internas aquí [2]).
Uno de los desafíos que enfrentan los abogados que realizan las investigaciones internas, es la manera de llevar a cabo una investigación interna creíble y rentable. Este artículo ofrece cinco sugerencias para ahorrar costos al realizar investigaciones.
El uso de recursos internos. El abogado debe considerar el uso de los recursos y capacidades internas donde sean disponibles y apropiadas. Muchas empresas tienen una excelente experiencia en TICs y estructura, con los empleados que están familiarizados con los procedimientos forenses. Por ejemplo, si tales recursos no se encuentran potencialmente implicados o conectados a la posible infracción, se podrían considerar para hacer las imágenes forenses para la conservación de datos. Por otra parte, el abogado podría depender internamente de expertos para proporcionar conocimientos técnicos o información sobre aspectos específicos, en lugar de obtener esa información de consultores externos. Al utilizar recursos internos, el abogado debe evaluar si las autoridades considerarían el uso de los recursos internos como suficientemente detallada e independiente. El abogado puede considerar la posibilidad de utilizar recursos de otras oficinas o países sin la participación, autoridad, supervisión, o conocimiento sobre el tema objetivo de la investigación como una forma de aumentar la credibilidad y la independencia.
Definir el alcance adecuado de la investigación. A menudo, se publican artículos sobre investigaciones globales multimillonarias. Es importante tener en cuenta que las investigaciones globales integrales deben reservarse para circunstancias excepcionales en las que son necesarias. Debido a que las investigaciones excesivamente amplias son costosas, el abogado debe definir cuidadosamente el alcance de la investigación para garantizar su credibilidad sin ser innecesariamente amplia.
Utilizar los recursos externos que están familiarizados con la industria de la compañía. Cuando son necesarios los recursos externos, especialmente en las investigaciones más pequeñas, el abogado corporativo debe considerar el uso de recursos externos (por ejemplo, bufetes de abogados, firmas de auditoría) familiarizadas con la industria de la compañía. Esto puede ahorrar miles de dólares debido al tiempo necesario para que un proveedor se familiarice con los procesos, procedimientos y el modus operandi de la industria.
Se debe considerar la posibilidad de eliminardatos duplicados. En la mayoría de las empresas, los archivos de correo electrónico y sistemas de almacenamiento contienen copias duplicadas de mensajes y otros datos. Por ejemplo, el mismo correo electrónico se puede guardar en varios lugares diferentes y por diferentes custodios. La deduplicación elimina las copias extra (pero mantiene un registro de todos los custodios que tienen el archivo), tomando sólo una copia del correo electrónico/documento para su revisión. El principal beneficio de la deduplicación de datos es que reduce la cantidad de tiempo que toma el completar la revisión de documentos (que, muchas veces es uno de los pasos que requieren mucho tiempo y la mayoría de la investigación), reduciendo sustancialmente los costos.
Examinar los informes orales y presentaciones. Los informes y presentaciones orales no sólo protegen el privilegio abogado-cliente y el producto de trabajo, sino que también requieren mucho menos tiempo para prepararse. Si es apropiado, se deben considerar estos tipos de informes.
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