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A versão original desse blog post foi escrita em Inglês. A tradução foi realizada por Merrill Brink International [2].
A compliance anticorrupção é um tema cada vez mais importante na América Latina, e as empresas da região estão começando a fazer a pergunta – como posso controlar meus terceiros? Às vezes, para os profissionais da FCPA, é bom voltar ao básico.
De acordo com a FCPA, a responsabilidade pode ser estabelecida quando as empresas ou seus funcionários fazem pagamentos indiretamente a autoridades estrangeiras por meio de agentes, consultores, distribuidores, advogados, contadores, despachantes aduaneiros, ou qualquer outro intermediário. A responsabilidade surge quando a empresa ou indivíduo sabe que o terceiro irá fazer o pagamento, autoriza o terceiro a fazê-lo, conscientemente ignora red flags ou sinais de alerta sugerindo a possibilidade de pagamentos corruptos, ou (para empresas de capital aberto nos Estados Unidos) não aciona controles destinados a evitar propinas de terceiros.
A FCPAméricas já discutiu a due diligence de terceiros no passado, tais como a forma de gerir a resistência à due diligence na América Latina (aqui [3]), disposições importantes para contratos com terceiros da América Latina (aqui [4]), e como transferir a responsabilidade de due diligence de terceiros para unidades de negócios (aqui [5]).
Aqui está uma visão geral dos passos que as empresas podem tomar ao desenvolver a due diligence e monitorar estratégias para terceiros:
• Atribua um patrocinador comercial encarregado de supervisionar a due diligence e acompanhar o terceiro que é responsável pelo relacionamento e reconhece a natureza dos riscos da FCPA.
• Examine e documente a justificativa comercial para o uso de cada um desses terceiros.
• Peça referências de clientes e parceiros de negócios do terceiro partido.
• Exija que o terceiro preencha um questionário para obter informações sobre sua situação de propriedade efetiva, licença e registro, histórico de negócios, histórico de atividade criminal ou de outra atividade ilegal, perfil profissional, qualificações, compliance interna ou programa de ética e saúde financeira.
• Obtenha documentação do terceiro, tal como documentos bancários relevantes, informações de base sobre o emprego de pessoal de terceiros relevante, documentos de incorporação, licenças e alvarás.
• Realize due diligence de integridade sobre a entidade através da realização de pesquisas online e comentários com relação às listas internacionais e locais de terceiros negados.
• Encomende a um provedor profissional uma revisão da due diligence de integridade que possa ser realizada com diferentes graus de profundidade, desde pesquisas online a investigações e verificações de campo.
• Exija que o terceiro complete uma certificação anual sobre compliance anticorrupção.
• Estabeleça e documente a razoabilidade dos honorários do terceiro partido ou estrutura de remuneração com base em taxas de mercado – e, em situações de maior risco, procure acordos de taxa fixa ou honorários à base de hora em hora.
• Estabeleça um plano de trabalho ou uma proposta semelhante, que descreva em detalhes os serviços específicos a terceiros que irá fornecer.
• Obtenha uma cópia das políticas de compliance do terceiro partido, ou exija que o terceiro adote ele próprio um programa de compliance anticorrupção se não tiver um.
• Crie representações contratuais, garantias e procedimentos que possam incluir compromissos de compliance anticorrupção, direitos de auditoria, normas de livros e registros a serem mantidos, a duração da manutenção de registros, proibições de uso de subagentes, cláusulas de rescisão e proibições ou processos de reembolso para certas atividades como a oferta de presentes e hospitalidade.
• Realize uma revisão periódica dos livros e registros de terceiros relacionados com os seus serviços para a sua empresa.
• Exija um aviso prévio para o contato do terceiro com autoridades governamentais.
• Realize treinamento de compliance do pessoal de terceiros relevante.
• Realize entrevistas com o pessoal de terceiros para entender seu perfil de risco e esclarecer quaisquer incertezas factuais pendentes relacionadas com a revisão de due diligence de integridade.
As salvaguardas exatas que uma empresa aplica vão refletir os níveis de risco criados por cada terceiro. Isto requer uma análise de risco [6]. As determinações sobre se a due diligence é suficiente são guiadas por uma série de princípios, como discutido pela FCPAméricas aqui [7].
Se você tiver outras salvaguardas para adicionar a esta lista, por favor insira-as na seção de comentários deste post ou envie-nos um e-mail.
Aqui está uma seleção de outros posts que podem orientar a due diligence e o programa de monitoramento de seu terceiro:
Lista Geral de Red Flags de Corrupção de Terceiros [8]
Distribuidor da Eli Lilly no Brasil: o Risco Não Óbvio de FCPA [10]
Detetando Vendedores Fantasma [11]
Red Flags [12]de Terceiros e a América Latina [12]
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