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Melhores Práticas de Compliance da FCPA referentes a doações a comunidades na América Latina
4.30.2019
A versão original deste post foi escrita em Inglês. A tradução para o Português não foi feita pelo autor.
Como retribuição às comunidades locais na América Latina, as empresas que atuam na região geralmente fazem doações beneficentes e, às vezes, em montantes significativos. Construir uma escola, custear uma clínica de saúde ou oferecer especialização técnica são atos que demonstram boa responsabilidade social das empresas. Quando uma empresa atua junto a populações carentes, projetos sociais também podem fazer a diferença entre a continuidade das operações da empresa e a interdição de estradas, greves de fome e até mesmo atos de violência.
O apoio às comunidades também pode gerar problemas de compliance perante a FCPA. As empresas podem violar a FCPA se as doações forem utilizadas para disfarçar pagamentos por corrupção. Para empresas de capital aberto nos Estados Unidos, obrigadas a prestar contas de acordo com a FCPA, a falta de controles adequados já é suficiente para gerar um risco em relação à FCPA. O Departamento de Justiça dos EUA (DOJ) mencionou a conformidade e os riscos de doações a comunidades nos boletins da FCPA 10-02, 06-01, 97-02 e 95-01.
Na prática, os riscos perante a FCPA surgem de diversas formas. Doações desviadas para beneficiar líderes locais em nível pessoal. Líderes comunitários que exigem doações como condição para a emissão de licenças ou para encerrar bloqueios. Projetos que utilizam empreiteiras e cobram valores inflacionados e ligados a parentes de autoridades locais. Empresas que dedicam suas doações a apoiadores de autoridades eleitas com o objetivo de ajudar tais autoridades a se manterem no poder. Governos que forçam empresas a fazer doações a organizações comunitárias pré-aprovadas, algumas de integridade duvidosa, como condição para que obtenham contratos com o governo.
Para evitar esses riscos, as empresas devem implementar processos que possam garantir que as doações cumpram seus objetivos, que seus beneficiários sejam legítimos, e que os projetos não gerem outros problemas de integridade. Dependendo do montante da doação e da finalidade do programa, uma estratégia de compliance pode incluir os seguintes itens.
Estabelecer um plano de doações pré-definido e com parâmetros para as doações. Isto torna a empresa menos suscetível à extorsão e a outras pressões de líderes locais. Quando um prefeito solicita um benefício que beneficiaria seus apoiadores de forma desproporcional, a empresa passa a ter um argumento razoável para recusar tal pedido.
Montar uma equipe para gerenciar as relações com comunidades que seja independente das funções comerciais da empresa. Isto reduz o conflito que geralmente surge quando o pessoal da área comercial supervisiona as decisões relativas a doações. Uma equipe dedicada exclusivamente às questões comunitárias pode também produzir conhecimento sobre os problemas da comunidade, incluindo as necessidades sociais mais críticas, identificar os líderes locais e as suas responsabilidades, bem como a dinâmica de poder dentro das comunidades. Este trabalho de inteligência pode ser a chave para garantir um programa bem sucedido.
Realizar um trabalho de auditoria detalhado sobre os beneficiados para entender os possíveis riscos de corrupção. As empresas devem identificar se quaisquer funcionários públicos, ou se qualquer pessoa com relação próxima a tais funcionários, estão mesmo engajados no projeto ou se pretendem conseguir benefícios com o apoio oferecido. As empresas devem verificar a reputação das organizações beneficiadas quanto à integridade.
Estabelecer um contrato por escrito com o beneficiado para registrar a doação e restringir o uso dos fundos. O contrato deve descrever os detalhes relativos ao apoio, incluindo sua natureza, valores e finalidades. O contrato deve incluir normas de conformidade que, por exemplo, proíbam o pagamento ou o recebimento de propinas, exijam que a organização beneficiada mantenha registros precisos sobre os benefícios da doação, e exijam que a organização beneficiada cumpra os padrões de conformidade anticorrupção, de modo a garantir o cumprimento das obrigações contratuais de forma periódica.
Implementar controles relativos a pagamentos e outras doações. Sempre que possível, as empresas podem reduzir riscos ao fornecerem esse apoio em bens, ao invés de dinheiro. Quando o apoio financeiro for o caso, as empresas devem prestar tal apoio diretamente por meio de contas válidas das organizações comunitárias ou governamentais, ou diretamente ao fornecedor em questão, como uma empreiteira, e, então, registrar claramente as transferências nos registros financeiros da empresa. Dividir os pagamentos permite o monitoramento em etapas e também determina condições para futuras despesas por meio de revisões satisfatórias.
Auditorias e monitoramentos do uso dos fundos e da eficácia do programa. Os funcionários da empresa podem verificar se os valores orçados para as despesas do projeto são compatíveis com os valores do mercado, fazer visitas periódicas aos locais do projeto para garantir o progresso apropriado, e manter um arquivo com documentos que comprovem o uso correto dos fundos, como relatórios fotográficos e depoimentos.
Acima de tudo e além dessas medidas, seguir os princípios básicos de transparência, abordagens baseadas em riscos, o uso de padrões consistentes e documentações de todas as etapas de compliance e supervisão são medidas que podem ser cruciais para se garantir controles suficientes e demonstrar a ausência de intenções corruptas em relações que, geralmente, são muito delicadas.
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Post authored by Matteson Ellis, FCPAméricas Founder & Editor
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