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Gobierno de Brasil emite directrices para su programa de cumplimiento
11.02.2015
La versión original de este blog post fue escrita en inglés. La traducción no fue realizada por el autor.
El 22 de febrero de 2015 la Oficina de la Contraloría General (CGU) publicó sus directrices del titulado “Programa de Cumplimiento de – Directrices para Compañías Privadas (Programa de Integridade: Diretrizes para Empresas Privadas)” (Normas de CGU) clarificando los elementos de los programas de conformidad a lo establecido en la Ley de Empresas Limpias y regulado por el Decreto 8.420/2015 (examinadas aqui, aqui y aqui).
Al igual que la Guía de Recursos del DOJ y SEC para el FCPA, las directrices del CGU no son vinculantes. Más bien, ayudan a clarificar las expectativas del CGU ante programas de cumplimiento de acuerdo a la Ley de Empresas Limpias. Las directrices del CGU están organizadas alrededor de 5 pilares principales que el CGU considera como la base de un programa de cumplimiento. Estos son: i) el compromiso y apoyo de parte de la gestión de alto nivel; ii) un nivel adecuado de autoridad, autonomía, recursos humanos y financieros ante la función de cumplimiento; iii) la evaluación de riesgos y detalles de la empresa; iv) la estructuración de las normas de cumplimiento y procedimientos; y v) el monitoreo y las pruebas continuas del programa de cumplimiento.
Aunque esté organizado con una estructura diferente, las directrices del CGU se conforman con la Guía de Recursos del DOJ y SEC (ante el FCPA) y la Guía de Ley de Sobornos. Sin embargo hay varios aspectos notables que se deben de tomar en consideración. Este articulo destaca cinco de ellos.
Alcance del programa. Desde el principio, las directrices del CGU establecen que inclusive empresas que tienen programas de cumplimiento ya establecidos “específicamente para cumplir con leyes ajenas contra el soborno, deberían de reconocer la necesidad de adaptar estas mismas a la nueva legislación de Brasil, en particular deberían de ofrecer cobertura ante fraude en la contratación pública y en la ejecución de contratos con la Administración Pública.
Esto es porque la cobertura de las leyes como las del FCPA y la Ley de Empresas Limpias son diferentes (más información sobre cómo la Ley de Empresas Limpias de Brasil se compara contra el FCPA, se puede encontrar aquí y aquí). Mientras que el FCPA toma en cuenta los sobornos de oficiales ajenos (contabilidad / controles internos, también incluye ciertos requerimientos aplicables a emisores), la Ley de Empresas Limpias toma en cuenta no únicamente la corrupción. Partes importantes de los actos prohibidos se dirigen al conducto ilegal relacionado con licitaciones públicas y la contratación pública (no necesariamente vinculada con la corrupción). Dado esto, las directrices del CGU enfatizan que programas de cumplimiento diseñados para prevenir y detectar únicamente comportamiento corrupto quizás no tomen en cuenta todas las conductas prohibidas por la Ley de Empresas Limpias. En fin, las empresas que operan dentro de Brasil deberían de revisar sus programas de cumplimiento para asegurarse que estos cubren todo tipo de conducta prohibida bajo la Ley de Empresas Limpias.
La importancia de monitorear metas corporativas. Bajo el pilar de “evaluación de riesgos,” las directrices del CGU notan que la presión sobre las compañías, en cuanto a la necesidad de realizar metas comerciales poco realistas, puede causar que empleados cometan acciones ilícitas en violación del programa de cumplimiento de la empresa. Dado esto, las directrices del CGU consideran que es importante que las empresas monitoreen sus propias metas establecidas para no dar la impresión de que los negocios se deberían de conseguir a cualquier costo (en particular, a expensas de sus incumplimientos).
Libros y registros completos y precisos. Decreto 8.420/2015 provee una lista substantiva de 16 elementos que se tomarán en consideración cuando las autoridades evalúen el programa de compromisos de una empresa. Una de estas es tener libros y registros completos y precisos. Bajo el cuarto pilar, las directrices del CGU destacan que el CGU espera que las empresas tengan controles establecidos para garantizar que los registros de contabilidad estén detallados. El CGU sugiere que dichos registros deberían de, por ejemplo, clarificar la necesidad de contratar a terceros e incluir información sobre el precio del acuerdo y el precio del mercado, con justificaciones de los pagos que superen el precio del mercado. Es más, las directrices del CGU estipulan que las empresas deberían de designar una unidad o un individuo para monitorear la documentación relacionada con transacciones que representen un riesgo elevado de cumplimiento. Además, declara que las empresas deberían de estar pendientes de cambios abruptos en sus ingresos (e.g. inesperados y significativos aumentos en ventas a entidades públicas en alguna región) y gastos (e.g. inesperada y significativa reducción de algún impuesto específico). Finalmente, las directrices del CGU recomiendan que las empresas grandes consideren la contratación de auditores externos para que estos mismos auditen la documentación de la contabilidad de la empresa.
Detalles adicionales para la línea directa. Las directrices del CGU dicen que es deseable que las empresas provean los medios con los cuales los denunciantes puedan rastrear el progreso y estado de sus quejas. De acuerdo con las directrices del CGU, la claridad con respecto al estado y el progreso de las respuestas a reportes, provee más credibilidad al procedimiento. Adicionalmente, las directrices del CGU sugieren que las empresas implementen medios para dar reportes y responder preguntas sobre los programas de cumplimiento. Estos medios deberían de ser gratis y fácilmente accesibles para todos en la empresa y abiertos a terceros y al público, cuando sea necesario.
Mayor importancia a las investigaciones internas. Las directrices del CGU notan expresamente la importancia de conducir investigaciones internas para: evitar infracciones, tomar medidas correctivas contra los infractores, entender los hechos y actualizar el programa de cumplimiento y usar la información (cuando sea necesario) para cooperar con las autoridades. Más específicamente, las directrices del CGU enfatizan que “la detección de evidencia ante la ocurrencia de actos ilegales en contra de la Administración Pública (local o ajena) debería de dirigir a la empresa a iniciar una investigación interna que servirá como una base para que las medidas adecuadas sean ejecutadas.” Las directrices del CGU establecen que las reglas internas deberían de enfocarse en los aspectos centrales de las investigaciones internas, tal como: los plazos, las responsabilidades para la investigación de acusaciones y la identificación de quien debería de recibir los resultados de la investigación. Dado esto, las empresas deberían de considerar la implementación de políticas para investigaciones internas. Estas son útiles, no solo por el tema de las directrices, sino porque también sirven para evitar retrocesos y resistencia ante el proceso de investigación.
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Post authored by Carlos Henrique da Silva Ayres, FCPAméricas Contributor
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