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Melhores Práticas para Retenções de Documentos Investigatórios da FCPA – Parte II
3.25.2014
A versão original desse blog post foi escrita em Inglês. A tradução foi realizada por Merrill Brink International.
As empresas devem seguir as etapas afirmativas para garantir que os documentos relevantes serão retidos quando uma alegação de uma potencial violação de FCPA for realizada. Isso frequentemente resulta na emissão de um memorando de retenção de documento, em prazo adequado, para os funcionários relevantes.
Uma mensagem prévia descreve a definição do escopo apropriado da notificação, quem deve recebê-la, as práticas de documentação de rotina e a categoria dos documentos a serem obtidos. Essa notificação discute outros assuntos importantes a serem considerados.
Definir o melhor momento para enviar a retenção. Em geral, as retenções de documento devem ser emitidas assim que os funcionários que podem ter a documentação relevante forem identificados. Esse é o caso especialmente quando fatos importantes em investigação já são conhecidos, tornando uma retenção imediata importante. Mas existem também algumas situações importantes nas quais pode ser sábio retardar a emissão de uma retenção. Como discutido em uma mensagem anterior, as empresas que conduzem investigações internas na América Latina devem ter em mente que as retenções podem desencadear perdas grandes de dados, como os registros que são eliminados e laptops que “desaparecem” em circunstâncias suspeitas. Ao considerar isso, é geralmente sensato preservar os documentos assim que possível e emitir a retenção do documento imediatamente após ou simultaneamente ao ocorrido (em vez de enviar a retenção antecipadamente).
Conduzir entrevistas de coletas. Após a definição de quem receberá a retenção, na medida do possível, aconselha-se a condução de entrevistas de coletas com essas pessoas. O objetivo das entrevistas não é discutir os aspectos substanciais do assunto a ser analisado. De preferência, o foco é compreender as funções atuais e anteriores do funcionário na organização e linhas de hierárquicas e a natureza das interações do funcionário com outros funcionários e com terceiros. Frequentemente, essas informações são úteis para identificar os funcionários adicionais e outros tipos de documentos que não foram considerados inicialmente. Essas entrevistas também são úteis para determinar a localização dos dados físicos e eletrônicos, que podem acelerar o processo de análise posteriormente.
Usar o idioma local e estabelecer um ponto de contato. As empresas devem emitir a retenção de documento no idioma local para permitir que os funcionários compreendam o que está sendo solicitado. Mesmo quando os funcionários locais conhecerem outros idiomas, o uso do idioma local é apropriado para evitar alegações de mal entendidos. A retenção do documento deve estabelecer a pessoa específica para enviar qualquer dúvida sobre documentos específicos ou não devem ser preservados e para relatar instâncias de não-cumprimento com a retenção.
Preservação dos documentos. As empresas devem designar uma ou mais pessoas para coletar e preservar os documentos relevantes. É importante se certificar que essas pessoas não sejam da equipe que pode eventualmente se tornar sujeitos da investigação. Uma maneira de fazer isso é atribuir essa função a um conselho. Isso também ajuda a garantir a credibilidade da investigação.
É importante que as autoridades de aplicação da FCPA expliquem à sua equipe na América Latina e em outras regiões que a preservação de documento em seus países é essencial e cuja deficiência pode levar a consequências graves nos Estados Unidos e em outros locais.
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© 2014 FCPAméricas, LLC
Post authored by Carlos Henrique da Silva Ayres, FCPAméricas Contributor
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