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Enfocar los Programas de Cumplimiento en América Latina
8.30.2015
La versión original de este blog post fue escrita en inglés. La traducción no fue realizada por el autor.
Generalmente, los programas de cumplimiento de las sucursales latinoamericanas de empresas extranjeras se basan en versiones traducidas del programa utilizado en la matriz, sin ningún tipo de (o muy pequeñas) adaptaciones. A menudo, esta práctica puede afectar la capacidad de funcionamiento del programa negativamente, limitando su operación a niveles óptimos y causando problemas.
A continuación se detallan cinco pasos prácticos que las empresas pueden tomar para maximizar la eficiencia de sus programas de cumplimiento en América Latina.
Hacer frente a los riesgos locales. Las empresas que hacen negocios en América Latina deberían adoptar un enfoque basado en el riesgo local y prestar atención a ciertas áreas que a menudo son problemáticas. Las tres áreas siguientes (que de ninguna manera son exhaustivas, y pueden variar de país a país) han sido tradicionalmente las fuentes de los problemas de cumplimiento en toda la región:
1) Los sistemas tributarios en América Latina son costosos y consumen mucho tiempo. Varios problemas de corrupción surgen cuando las empresas intentan acelerar este proceso, reducir costos u obtener tratos fiscales favorables;
2) la obtención de licencias y permisos en América Latina es un proceso burocrático y lento. En Latinoamérica en general, la construcción, y las aprobaciones de operaciones y medio ambiente, implican a varias agencias. Los procedimientos son complicados y caros. Teniendo en cuenta estos problemas, algunas empresas pueden verse presionadas a pagar sobornos para aprobar las inspecciones y acelerar las aprobaciones;
3) A lo largo de América Latina, a excepción de muy pocas situaciones específicas, los gobiernos sólo pueden comprar bienes y servicios a través de licitaciones públicas destinadas a garantizar la igualdad de condiciones para todos los licitadores. Estos procedimientos suelen tener reglas estrictas y formales. A menudo, los problemas de cumplimiento surgen en el contexto de la contratación pública. Las empresas que operan en América Latina deben tener controles específicos para prevenir y detectar los problemas de cumplimiento en estas áreas.
Atenerse a los requisitos legales locales. Las empresas deben asegurarse de que sus programas de cumplimiento consideren los requisitos legales locales que rigen a sus subsidiarias. Por ejemplo, como se destaca en los reglamentos recientes sobre la Ley de Empresas Limpias de Brasil (ver más sobre las regulaciones aquí, aquí y aquí) uno de los elementos de los programas de cumplimiento es: “procedimientos específicos para prevenir los actos de fraude e ilícitos dentro de los procesos de licitación, la ejecución de contratos administrativos, o en cualquier interacción con el sector público, a pesar de que sean intermediados por terceros, tales como el pago de impuestos, inspecciones, o la obtención de autorizaciones, licencias, permisos y certificados”. Los programas de cumplimiento anti-soborno de las empresas actuales pueden no haber cubierto estos aspectos, y por lo tanto, necesitan ser actualizados.
Adaptarse a las culturas y realidades locales. Con frecuencia, las empresas se olvidan de adaptar el programa a la cultura local. Por ejemplo, muchas veces, los materiales de capacitación consisten en versiones traducidas de los materiales utilizados en la sede, sin ningún tipo de adaptaciones. Estos materiales a menudo no tienen en cuenta los contextos locales y pueden no llegar a conectarse con los participantes. Por ejemplo, un caso hipotético en el que se lleva a un funcionario público a un partido de béisbol, puede parecer extraño en Brasil o Argentina. Adaptar este ejemplo a: llevar a un funcionario a un partido de la Copa Libertadores (el torneo internacional de fútbol más importante de América del Sur), podría hacer que esta parte de la formación sea más tangible e inmediata. De la misma manera, muchas empresas utilizan el mismo límite de regalos y entretenimiento a través de la empresa. Se debe tener en cuenta que en ciertas jurisdicciones, tales límites pueden ser percibidos como desproporcionados o incluso lujosos.
Adaptar las cláusulas relacionadas al cumplimiento. En América Latina, la aplicabilidad de las cláusulas relacionadas al cumplimiento es muy problemática, consume tiempo, y es costosa. La razón principal es que las cláusulas de las sucursales latinoamericanas son traducciones de las cláusulas utilizadas por su matriz extranjera. A menudo, tales cláusulas ignoran las mejores prácticas en la redacción de contratos y en los ordenamientos jurídicos en los que operan las subsidiarias, y no consideran los riesgos locales que podrían abordarse. Como resultado, la aplicabilidad de dichas cláusulas es a menudo problemática, y su contenido es incompleto. Algunos pasos prácticos para ayudar a que las empresas a maximicen la eficacia de sus cláusulas relacionadas al cumplimiento en América Latina se pueden encontrar aquí, aquí y aquí.
Utilizar el idioma local. Las empresas deben preparar sus políticas de cumplimiento y proporcionar los materiales de capacitación en el idioma local. El uso de la lengua local permitirá que los empleados comprendan el contenido de las políticas y las capacitaciones (muchas personas en la región no hablan Inglés u otros idiomas). Aun cuando los empleados hablan Inglés, el idioma local ayuda a aumentar la comprensión y evita los malentendidos.
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Post authored by Carlos Henrique da Silva Ayres, FCPAméricas Contributor
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